Verlammende besluiteloosheid en uitstelgedrag

Soms is het moeilijk om beslissingen te nemen. De veelheid aan af te wegen factoren overweldigt je. Je verzandt in de fase van besluiteloosheid die ‘analysis paralysis’ heet, oftewel je durft geen keuze te maken. Je voelt je als het ware klein en wat onzeker in de grote wereld.

Zowel de correctheid van de keuze als de consequenties worden je dan teveel. Soms laat je de beslissing liever aan iemand anders over, dan ben jij er vanaf.

Maar wat doe je aan een dergelijke instelling? Moeilijk, want je zal er toch een besluit over moeten nemen! Het antwoord is helderheid over het doel en de consequenties van wel of niet handelen.

Keuzes maken hoort bij het leven

Het leven is een aaneenschakeling van keuzes maken. Daar ontkom je niet aan. Maar soms vraag je je af, wat wijsheid is bij het maken van belangrijke keuzes, met consequenties op de lange termijn. Je bent dan bang om de verkeerde keuze te maken. Weeg in dat geval de consequenties af van de verschillende opties. Zet het op een rij, voeg overwegingen toe, vraag advies en overleg met anderen.

Maar hak de knoop een keer door. Stel jezelf een deadline voor het maken van beslissingen. Veel problemen ontstaan, omdat wij beslissingen steeds weer voor ons uit schuiven. En dan moet je een boete betalen of je krijgt het aan de stok met iemand die actie van je verwacht. Waarom laten wij het daar op aankomen?

Besluiteloosheid? Van uitstel komt afstel!

Uitstelgedrag komt door afleiding (shiny object syndrome) en door de weerstand om je vast te leggen. We hebben geen zin om ergens aan te beginnen en kiezen de weg van de minste weerstand. Meestal is dat iets leukers doen dan de lastige of moeilijke klus die prioriteit behoort te krijgen. Uiteindelijk leidt het tot frustraties bij onszelf en bij anderen die ook niet gebaat zijn bij ons uitstelgedrag.

Keuzes maken is veranderen. In plaats van op dezelfde koers te blijven, worden wij door omstandigheden gedwongen om een keuze te maken tussen links of rechts. Tussen vooruit of achteruit. Tussen 2, 3, 4 verschillende richtingen of oplossingen kiezen… arrgghhh… teveel opties… laat maar even liggen… uitstellen tot we in de juiste stemming zijn.

Wachten op motivatie is tevergeefs. Motivatie krijg je betrouwbaar door ergens aan te beginnen, met kleine stappen voortgang te maken en dan tot de conclusie komen dat het uiteindelijk wel meevalt. [Momentum geeft motivatie](), niet andersom. Uiteindelijk word je beloond met de opluchting dat je de klus achter de rug hebt.

Verandermanagement

Waarom zijn wij bang voor veranderen? Omdat elke wijziging een aantasting is van de status quo. Je verlaat de comfortzone waarin je zit en moet een andere kant op. Dus maar veilig blijven zitten waar je zit? Dat is helaas geen oplossing, maar alleen uitstel van executie.

Het proces van veranderen kan je zien als drie stappen (volgens Ben Tiggelaar’s Basic change method, zie zijn boeken Doen!, heel uitgebreid) en De ladder, kort en toegankelijk):

1. Get real: Wat is zo objectief mogelijk de situatie en wat zijn de consequenties van wel of niet veranderen en op welke manier. Hoe kan je het beoogde resultaat meten?
   
2. Make plans: Wat lijkt de beste aanpak om de verandering te bereiken. Beschrijf de stappen zo exact mogelijk (niet vaag zijn) door tijd, plaats en middelen duidelijk te maken. Eventueel de [S.M.A.R.T. methode]() gebruiken. Niet oeverloos blijven schaven aan de plannen. De uitvoering is uiteindelijk belangrijker dan een perfect plan.
   
3. Take action: Plannen gemaakt? Dan implementeren, eventueel verder uitsplitsen in concrete stappen oftewel hapklare brokken. Plannen zijn een voorbereiding, geen starre verplichting om uit te voeren. Het resultaat geldt en je moet voldoende flexibel zijn in de uitvoering om dat resultaat te bereiken.

Het klinkt simpel maar het kan tot deze essentie teruggebracht worden. In de eerste fase zoek je helderheid over de huidige situatie en je doelstellingen. Daarna werk je uit hoe je de verandering gaat uitvoeren. Als laatste ga je aan de slag.
In de eerste fase zoek je naar een visie als leider van jezelf. In de tweede manage je de uitvoering. De laatste stap is de uitvoering van het opgestelde plan met enige creativiteit en plichtsbesef, gewoon DOEN!

Waar gaat het om bij besluiteloosheid?

Doelen stellen is wat anders dan doelen uitvoeren. Je kan plannen maken ook zien als je rol als manager tegenover een rol als werknemer tijdens de uitvoering. Door in je rol als werknemer zaken uit te stellen geef je jezelf als manager een dikke vinger. Zodra ‘de baas’ even niet oplet, zit jij weer kattenvideo’s te bekijken of te facebooken. Maar net als op je werk, benadeel je jezelf er uiteindelijk mee.

Wachten op motivatie om ergens aan te beginnen is wachten op een trein zonder spoorboekje, waarvan je hoopt dat die ooit een keer komt. Begin aan de klus, zet zo simpel mogelijk de stappen die je moet doen op een rij en begin met de eerste stap. Maak die eerste stap zo makkelijk mogelijk, al is het maar om de materialen klaar te leggen die je nodig hebt. Als je ‘s ochtends naar de sportschool wil, dan kan je de avond ervoor je tas met sportkleding al voor de deur zetten. De kans dat je het dan vergeet is minimaal. Een productieve dag is makkelijker, als je aan het einde van je werkdag al een lijstje met je prioriteiten voor de volgende dag hebt klaargelegd.

Wilskracht en waarden

Een lastige taak uitvoeren vergt wilskracht. Die kracht is beperkt en afhankelijk van je energieniveau. Als je besluit dat je de lastige klus wel tegen het eind van de middag zal doen, dan programmeer je falen in. Op dat moment heb je weinig energie en wilskracht, zeker na een dag lang werk en beslissingen maken. Overigens is een dag lang geen beslissingen maken ook knap vermoeiend.

Bij het maken van beslissingen en het uitvoeren van lastige taken kan je ook uitgaan van jouw kernwaarden. Is integriteit belangrijk voor jou, zodat anderen op jou kunnen vertrouwen? Dan doe je er goed aan om de taken die je voor anderen doet op tijd en voldoende uit te voeren. Met uitstellen doe je afbreuk aan je eigen integriteit en het vertrouwen dat anderen in je kunnen stellen. Of maakt je dat geen moer uit? Maak een keuze, laat zien waar je voor staat. Get up & Go!

Niet alle klusjes zijn even prettig. Maar wat altijd voldoening geeft is het afvinken van afgeronde klussen. Als je tegen jezelf kunt zeggen, “hé hé, eindelijk die (rot)klus afgerond” dan voel je je beter. Zegt iemand anders “Dank je wel!”, dan is dat goed voor je zelfvertrouwen en mag je best even trots zijn op jezelf.

Hoe maak je goede keuzes?

Keuzes maak je doorgaans op een aantal criteria. Maar daarin zijn wij zelden 100% rationeel. Naast de blote feiten speelt ook het onderbuikgevoel een rol. Voelt het goed aan of voelt het niet goed aan? Daardoor maak je niet altijd de meest rationele beslissing uit angst voor de consequenties.

Verschillende time management deskundigen geven aan dat je beslissingen in de meeste gevallen kan nemen op basis van 60-70% van de informatie. Blijven zoeken naar aanvullende gegevens is vaak tijd verspillen. Wij zoeken dan vooral naar een bevestiging van de keuze die wij in feite al hadden gemaakt. Het is de onzekerheid en een hang naar perfectie die ons bezighoudt.
Maar uiteraard zijn beslissingen van verschillende aard en sommige vereisen nu eenmaal meer afweging en voorbereiding. Wij besluiten niet van vandaag of morgen dat wij volgende week ‘even’ gaan verhuizen. De beslissing om van een unieke gelegenheid gebruik te maken, kan soms sneller worden gemaakt omdat wij mentaal al voorbereid zijn op de voordelen van die keuze.

Benjamin Franklin had de gewoonte om voor het nemen van beslissingen een vel papier in twee kolommen te delen. Daarop somde hij de voor- en nadelen van de beslissing op en een gewicht (cijfer) voor elke overweging. Door de waarden in de kolommen op te tellen kwam hij tot een positief of negatief resultaat. Uiteraard neem je beslissingen niet op een subtiel verschil, laat staan op cijfers achter de komma. Maar een dergelijke aanpak kan helderheid geven over de afwegingen die een rol spelen. Een duidelijke opstelling op deze of een soortgelijke manier is beter dan te proberen alle factoren in je hoofd als ballen in de lucht te houden.

Een alternatieve techniek is de G.R.O.W. methode van Alan Fine. Hierbij doorloop je 4 stappen om van probleemstelling tot beslissingen te komen: Goal, Reality, Options, Way forward. Vertaald kom je op D.R.O.P.: Doel, Realiteit, Opties en Plan. Deze aanpak is toepasbaar voor individuen zowel als groepen en organisaties. Zie downloads en diagrammen.

Keuzestress bij besluiteloosheid

Des te meer keuzes er zijn, des te moeilijker de beslissing. Een bekende psychologische test is een aanbieding in een supermarkt. Bij een aanbieding kon men kiezen uit drie smaken jam en gemiddeld kochten de klanten een bepaald aantal. Als men kon kiezen uit 8 soorten, daalde de omzet! Dat was onverwacht. Het blijkt dat de keuze makkelijker is, als er uit minder opties te kiezen is. Maar toch liggen de supermarkten vol met oeverloos veel varianten van producten om te voldoen aan de smaak en voorkeuren van individuele consumenten.

Als je een nieuwe wasmachine wil kopen en je maakt een lijst van 8 aantrekkelijke aanbiedingen, dan duurt het wel even voordat je een keuze hebt gemaakt. Vandaar ook het begrip ‘short list’. Maak een korte lijst van de 3 meest voor de hand liggende keuzes. Bepaal je criteria. Prijs, functies, betrouwbaarheid, bedieningsgemak, service, etc. Sorteer ze op volgorde van belangrijkheid en kies degene die bovenaan staat. Zo moeilijk is dat toch niet?

Nuchter analyseren… met gevoel

Maar waarom verspillen wij dan vaak veel tijd aan het maken van dat soort keuzes? Omdat wij de zaak niet voldoende inhoudelijk op een rij zetten. Het gaat vaak meer om het gevoel dat de keuze geeft dan een nuchtere afwikkeling.

In materiële zaken kan je best efficiënt keuzes maken. In de interactie met anderen is het beter om je gevoel een wat grotere rol te geven. Maar ook in dat laatste geval kan je de overwegingen soms beter op papier zetten, om helderheid te krijgen over de consequenties van je beslissingen.

Welke beslissing je ook neemt, neem er de volledige verantwoordelijkheid voor. Dat betekent niet dat je inflexibel moet zijn, maar dat je gegeven de omstandigheden van het moment een beslissing neemt, waar je achter kan staan. Veranderen de omstandigheden, dan is dat soms jammer, maar het doet niets af aan de kwaliteit van de eerdere beslissing en de verantwoordelijkheid die je ervoor kan nemen.

Liever (nog) niet besluiten

Doe je liever nog niets aan je besluiteloosheid? Dan lever je jezelf over aan de willekeur van anderen. Jim Rohn zei daarover dat je beter zelf je leven kan plannen, want als anderen het voor je doen, dan is dat meestal niet in jouw voordeel en vaker in hun voordeel.

Laat je het van je baas afhangen of je een promotie of salarisverhoging krijgt? Of vraag je om meer verantwoordelijkheden of werk dat beter bij je kwaliteiten past? Door actief de keuze te sturen, toon je initiatief i.p.v. passief af te wachten of iemand iets doet dat hopelijk niet teveel in je nadeel is.

Accepteer je beslissing als je die eenmaal hebt gemaakt. Ook als de omstandigheden veranderen en er geen weg terug is, zal je moeten leven met de consequenties van je keuze. Vraag jezelf dan af wat er in het ergste geval kan gebeuren. Dat blijkt in de praktijk vaak best mee te vallen.

Conclusie?

Als je alleen op een eiland woont, dan mag je alles uitstellen wat je maar wil. Maar heb je water nodig, dan zal je ooit een bron moeten zoeken of een put moeten graven. Stel je dat steeds weer uit, omdat je niet weet waar je wil zoeken of graven, dan kom je om van de dorst.

De meeste mensen wonen en werken samen met anderen. Die zijn van ons afhankelijk en wij van hen. Om niet in de problemen te komen met de verwachtingen die wij van elkaar hebben, zal je tijdig actie moeten ondernemen. Hak knopen door en stel noodzakelijke acties niet langer uit. Stel prioriteiten en deadlines. Doe moeilijke klussen op momenten dat je er (nog) de energie voor hebt.

Om vooruit te komen in alles wat je doet, moet je ergens een begin maken. Beginnen, doorzetten, afronden. Klaar, iedereen is tevreden en jij bent opgelucht! Mooi toch? Doen!

Schrijven of weglaten… besluiteloosheid

Dit artikel was een oefening in besluiteloosheid. Welke informatie op te nemen en wat weg te laten? Moeilijk, en dus weer erg veel tekst. Of zoals wetenschapper Blaise Pascal, een schrijver en wetenschapper in de 17e eeuw schreef in een brief: “Ik heb dit langer gemaakt dan gebruikelijk omdat mij de tijd ontbrak om het korter te maken”. Al doende leert men… ooit!