Stimuleren of Saboteren 3: Druk zijn maar niet effectief – Hoofdzaken en Bijzaken

Home » Redactioneel » Tussen je oren » Stimuleren of Saboteren 3: Druk zijn maar niet effectief – Hoofdzaken en Bijzaken

Dit is het derde artikel waarin we de verschillende aspecten van Stimuleren of Saboteren uitdiepen. Zie het overzichtsartikel Groei Stimuleren of Saboteren op 7 manieren. Deze keer diepen we hoofdzaken en bijzaken uit.

Wanneer je aandacht versnipperd is over te veel detailzaken, dan verlies je het zicht op de hoofdzaak of hoofdzaken. Het is moeilijk om effectieve voortgang te maken met je werk en je groei.

Te veel ballen in de lucht houden, geen zicht meer op hoofdzaken

De meeste mensen hebben te veel rollen en functies in hun leven en sommigen proberen ‘alles’ voor ‘iedereen’ te zijn… meestal tot ze opbranden. Daarnaast is het goed om werk en privé te scheiden, want er is een tijd voor werken en een tijd voor leven. Verschillende belangen zijn daarmee op verschillende tijdstippen hoofd- en bijzaken.

  • Focus op één ding tegelijk en probeer niet te veel ballen tegelijk in de lucht te houden.
  • Vereenvoudig je manier van werken.
  • Delegeer en werk samen!
  • Zoek diepte en vermijd afleidingen.

He who chases two rabbits catches none.
Chinees gezegde

Door de aandacht voor detailzaken kan je het slachtoffer van de Choice paradox zijn en overweldigt de veelheid aan keuzes je. De hoofdzaken zijn meestal een stuk eenvoudiger te kiezen.

Detailzaken zijn niet het probleem

Vaak ben je zo druk bezig met je werk dat je door de vele bomen (details) het bos niet meer ziet. Details verdienen hun plaats want het gezegde is niet voor niets “The devil is in the details”. Maar zorg dat eerst de hoofdzaken kloppen. De hoofdzaak is de structuur voor het overkoepelende doel.

Bepaal – voor je begint – wat de hoofdpunten zijn, de doelstellingen of het gewenste resultaat. Stippel de stappen uit om naar het resultaat toe te werken of werk terug vanuit het resultaat (reverse engineering) naar het begin. Daarna pas je de detailzaken in dit raamwerk in en voeg die verder toe tijdens het afronden van de hoofdzaken.

Besteed meer zorg aan de kwaliteit van je werk dan de kwantiteit ervan.

Belangrijkheid hoofdzaken

Hoofdzaak en prioriteit draait om de vraag wat belangrijk is. Zowel wat voor jou de meeste waarde heeft (goed werk leveren en tevredenheid over jezelf), als de waarde voor de mensen waarvoor je het werk doet. Maak voor jezelf uit in welke volgorde en wanneer deze afwegingen relevant zijn.

Maak voortgang op de hoofdzaak en laat daarmee de meeste details op hun plaats vallen. Niets gaat vanzelf, maar met een structureel goede aanpak verhoog je de kansen op een goed resultaat.

Een detail waar je vanaf het begin steeds mee bezig bent, is een open ‘lusje’ dat afleidt van de hoofdzaken. Vraag om advies over het probleem en richt je weer op de hoofdzaken. Maak voortgang op de hoofdzaken, niet op de bijzaken.

De Eisenhower matrix van belangrijkheid en urgentie. Hoofdzaken en bijzaken.

De Eisenhower matrix is een goed gereedschap om activiteiten te schiften op Belangrijkheid en Urgentie. Werk aan de zaken die voor jou belangrijk zijn. Meestal is urgentie wat voor anderen belangrijk is, zoals bv. een vroege deadline voor jouw werk zodat zij alle tijd hebben om voor hun eigen activiteiten te gebruiken. Werk zo soepel mogelijk samen maar laat je niet te veel afleiden door externe urgenties die geen formele basis hebben.

Urgente zaken (de urgentie van anderen) zijn zelden belangrijk. Belangrijke zaken (werken aan de toekomst) zijn zelden urgent.
Dwight Eisenhower

Definieer je hoofd- en bijzaken

Zet het aantal projecten, taken, contacten, plaatsen, etc. waar je mee te maken hebt onder elkaar. Maak er een kolom achter om aan te geven welke een hoofdzaak zijn en welke bijzaken. Wanneer je hier niet uitkomt, vraag dan de hulp van iemand anders die er met meer ervaring of met een frisse blik naar kijkt.

Geef vervolgens in een derde kolom aan wat de relatieve prioriteit van elk van de hoofdzaken is en mogelijk ook van een paar cruciale bijzaken. Welke punten dragen het meeste bij aan het resultaat?

Werk uit wat de stappen zijn die je moet ondernemen voor de taak met de hoogste prioriteit. Daarmee kan je aan de slag gaan.

Druk bezig zijn met een rijstebrijberg aan taken is geen voortgang. Helderheid over de belangrijkste taken schept voorwaarden om voortgang te maken en te meten.

Prioriteit en focus bij uitvoering

Matigheid in wat je attentie geeft, 1 ding tegelijk

Wanneer de lijst met taken niet haalbaar lijkt voor de gestelde deadline, overleg dan met je leidinggevende en/of collega’s welke taken essentieel zijn voor de deadline en welke niet. Niet overleggen en de deadline aan zien komen met een aanzienlijke kans op falen is een ontsporing in slow motion. Je ziet het gebeuren maar kan er weinig aan doen zonder hulp. Naarmate de datum dichterbij komt, neemt de stress toe en loopt vaak de kwaliteit van je werk terug.

In de uitvoering van de taken doe je er goed aan om voor ogen te houden dat ‘Prioriteit’ enkelvoud is! Proberen te werken aan 2 prioriteiten kan hooguit door te schakelen als je voor 1 van de 2 moet wachten op middelen om die uit te voeren.

Probeer het niet allemaal zelf te doen, anderen kunnen het vaak beter en/of sneller of hebben de ervaring om je praktisch advies te geven. Vraag om hulp en voel je niet het slachtoffer van omstandigheden. De collega’s die willen en kunnen helpen doen dat ongetwijfeld als je op tijd aangeeft dat je vast dreigt te lopen.

Denk aan de wet van Pareto die aangeeft dat 80% van het resultaat meestal komt uit 20% van de inspanning. Focus op de 20% die het verschil maakt (doorgaans de hoofdzaken) en niet de 80% aan bijzaken.

Praktisch concentreren op hoofdzaken

Concentreren op bijzaken is meestal steeds weer omschakelen naar een volgende taak of zelfs proberen te multitasken. Dat laatste kost je een paar tientallen IQ punten en verlies van de kwaliteit van je werk. Denk aan de “rij Mono” borden boven de snelweg en pas dat principe ook voor je werk toe.
Multitasking is een illusie waardoor je ‘hard’ lijkt te werken maar de kwaliteit en productie achteruit gaan.
Privé werkt dit ook prima door selectief en opvolgend de volle aandacht aan partner, gezin, hobby’s en klusjes te geven en niet alles door elkaar te doen.

Het is effectiever – de juiste dingen doen – om voor belangrijke taken, aangesloten uren of zelfs hele dagen in je agenda te plannen. Daarmee focus je op die taken en kan je voortgang maken. De techniek van tijdblokken geeft je hier de gelegenheid voor.

Voor bijzaken kan het helpen om soortgelijke activiteiten bij elkaar te voegen en achter elkaar – efficiënt, dingen correct en snel doen – af te werken. Daardoor hoef je niet zo vaak te schakelen, bv. meerdere administratieve klusjes of correspondentie achter elkaar afhandelen.

Zoals eerder aangegeven kan de veelheid aan taken je overweldigen als een massale rijstebrijberg. Dan helpt het om de taken in hapklare brokken op te delen. Een taak van 2-3 dagen opgedeeld in 2-3 sub-taken per dag maakt je werk een stuk overzichtelijker. Je sluit daarmee ook de lusjes in je geest die je telkens afleiden met “oh, ik moet dat en dat en dat nog allemaal doen…”. Duidelijkheid geeft rust… maar je moet nog steeds het werk doen. Hopelijk kan door het betere overzicht je stress afnemen waardoor je effectiever en efficiënter kan werken aan hoofdzaken.

Afleiding

Er zijn altijd afleidingen. Van je omgeving – de nadelen van de kantoortuin – tot collega’s die ‘even’ wat komen vragen (meestal niet urgent en alleen maar makkelijk… voor hen). Een koptelefoon opzetten als je werk volledige concentratie vergt, helpt in veel gevallen.

Een paar bekende afleidingen:

  • Tja, email! Sommige collega’s komen na 15 minuten vragen of je hun mailtje hebt gezien. Nee dus! Email is alleen een afleiding als je vaak (meerdere keren per uur?) je mail checkt. Deze afleiding kan je eenvoudig voorkomen door op vaste tijden je mail te controleren bv 2-3 keer per dag. Geef dit door aan je contacten zodat ze weten waar ze aan toe zijn! Je kan dit ook in een auto-reply zetten die je een paar dagen tot weken laat draaien (“ik lees mijn mail op de volgende tijdstippen (ivm met project xyz)… bel voor urgente zaken… BVD voor de medewerking”).
  • Idem met Social Media. Omdat je organisatie Slack o.i.d. gebruikt, ben je nog niet verplicht om elke melding te lezen of erop te reageren. Geef desgewenst aan anderen aan dat je het kanaal op Mute zet om aan taken toe te komen die concentratie vereisen. Ze wennen er snel genoeg aan, zeker als ze het resultaat van je werkwijze zien.
  • De veelheid aan open tabs in je browser en open documenten in je tekstverwerker zijn lusjes die je zelf in de hand hebt. Zet de links naar de open tabs in een document per onderwerp (project) of gebruik een browser plugin om ze tijdelijk te parkeren waar ze minder afleiding geven.

Stoorzenders en verspilde tijd

Vergaderingen zijn een enorme stoorzender in de meeste organisaties. Er wordt te pas en te onpas dagenlang gepraat en overlegd. Je kan er wat aan doen met de volgende benaderingen:

  • Je hoeft niet aan elke vergadering deel te nemen. Vaak is het voldoende als jij of anderen een kopie van de notulen krijgen. Of je komt alleen een kwartiertje voor een specifiek onderdeel van de agenda, desgewenst op afroep.
  • Plan meerdere vergaderingen niet achter elkaar. Je hebt tijd nodig om over te schakelen, je notities te ordenen ter afsluiting of voorbereiding. Koffie- en sanitaire pauzes zijn een noodzaak.
  • Weiger om deel te nemen aan een vergadering zonder agenda. “Bijpraten” kan ook in een kwartier bij de koffiemachine. De agenda dient tijdig verzonden te worden, minimaal een dag en niet bv. een kwartier voor aanvang.
  • Stel ook als voorwaarde dat er (korte) notulen volgen of tenminste een duidelijke afsprakenlijst (wie doet wat in de follow-up) na het overleg. Zonder dat is de inhoud en de besluitvorming moeilijk te reconstrueren.
  • Plan geen vol uur voor een vergadering of praat het uur vol. Het overleg is over als de agenda is afgewerkt en de besluiten duidelijk zijn. Basta!

Krijg je geen beheersing over je hoofdzaken?

Besluiteloos of uitstelgedrag, verandering

Wanneer collega’s of externe contacten je steeds weer overladen met bijzaken die je prestaties negatief beïnvloeden, dan is het zaak om dat bespreekbaar te maken. Je leidinggevende is uiteraard de eerste die erover moet horen. Is die zelf deel van het probleem met micromanagement, vraag dan om meer vrijheid om taken binnen de richtlijnen zelfstandig af te ronden.

Wanneer je zelf te perfectionistisch bezig bent, dan geven anderen hopelijk een signaal dat de tijd die je besteedt aan ‘schaven en poetsen’ niet productief is. De laatste cijfers achter de komma voegen niet significant toe aan de kwaliteit van het product of de betrouwbaarheid van de informatie. En dus is perfectionisme een bijzaak en geen hoofdzaak.

Verlammende perfectie

Soms wordt bij beslissingen een vuistregel gebruikt dat de argumenten voor een beslissing boven de 60-70% weinig meer toevoegen. Om tot 90-95% te komen kan meer tijd nodig zijn dan al gebruikt is voor de noodzakelijke 60-70%. De hoofdzaak is dat er een redelijk aantal argumenten zijn voor een beslissing en dat die gestaafd kunnen worden. Alle risico’s uitsluiten is een onmogelijkheid. Geef de aard en invloed van mogelijke onzekerheden aan in plaats van ze allemaal af te dekken.

De bijzaken overschaduwen de hoofdzaken in de meeste situaties zelden. Zo niet, dan is er geen overeenstemming wat de hoofdzaken zijn. Als de basis goed is, dan vallen de meeste details op hun plaats. Bouw het vertrouwen op dat je de hoofdzaken goed hebt aangepakt en wees flexibel in het vervolmaken van het resultaat.

Idem bij feedback. Is dat een ‘aanval’ op de basis van het product of de dienst of gaat het om bijzaken. Verdedig de onderbouwing van de hoofdpunten en probeer flexibel te zijn op de bijzaken. Soms willen mensen hun zin doordrijven en van een bijzaak een hoofdzaak maken, en in dat geval kan je de afwegingen beter door een derde (een leidinggevende) laten maken en er je eigen conclusies uit trekken.

Wanneer je de beheersing over de hoofdzaken verliest door je eigen werkwijze of externe invloeden, dan ben je overgeleverd aan de bijzaken. Zorg dat de basis goed is als stimulans van de kwaliteit van je werk. Saboteer jezelf niet door te veel gewicht te geven aan bijzaken.

Hou vooral je hoofd erbij! 🙂

Nog even het volgende…

Zoek jij een PG Gids/Begeleider? Vraag NU een gratis en vrijblijvende eerste inventarisatie aan voor begeleiding voor Persoonlijke Groei.

Stress - beheersen of loslaten

Het doel van deze cursus is niet om over benaderingen en technieken te lezen, maar om Gedragsverandering te bereiken.

Info / Bestellen

Inspiratie:

The most heroic thing we could ever do in our lifetime is share our true selves with the world.Brian Johnson, Heroic.us

Plaats een reactie