Doelstellingen scherp houden

Waarom verliezen wij onze doelstellingen zo vaak uit het oog?

Ga eens bij jezelf na, wat je doelenstellingen zijn in het leven. Niet alleen het inkomen en de levensstijl die je ambieert, maar wat en hoe je als mens wilt zijn. Mogelijk heb je dat nooit helder voor jezelf opgeschreven. Doe dat dan eerst!

Mensen die hun doelen concreet uitwerken, hebben een veel grotere kans om die te realiseren. Degenen die alleen zeggen “ik weet best wat ik wil”, falen vaker in hun intenties dan degenen die het opschrijven. Door zaken niet alleen op te schrijven maar ook te delen met anderen wordt je gevoel van verplichting nog verder versterkt.

De basis van doelstellingen

Doelstellingen als kompas

Wat is je missie in het leven, wat zijn je waarden, hoe wil je in het leven staan en wat wil je bereiken? Je kan zo’n overdenking doen in algemene zin en een aantal onderdelen uitwerken voor de rollen in je leven.

Ga vervolgens na, wat je activiteiten zijn tijdens een dag, een week of een maand.

Is wat je doet in lijn met je doelen en je waarden? Ongetwijfeld doe je door de dag veel dingen die niet direct of helemaal niet aansluiten bij je levensdoelen. Het gevolg is, dat je aan het einde van de dag een onbevredigd gevoel hebt. Een dag lang ‘druk’ zonder dat er concreet resultaat is voor je hogere doelen.

Iedereen heeft wel dagen dat het ‘allemaal niet lukt’. Maar probeer te voorkomen dat die zich aan elkaar rijgen tot weken en maanden.

Uiteraard zit het leven vol met dingen die ‘noodzakelijk’ zijn maar waar je een hekel aan hebt. Administratie, belastingen, formulieren, regeltjes, en nog meer regeltjes, etc. zijn vaak mateloos irritant. Maar uiteindelijk zijn dat soort zaken niet anders dan aspecten van deelname aan de maatschappij. Als je er vanaf wil dan kan je proberen als een kluizenaar ergens gaan wonen. Accepteer het gewoon en handel het snel en zonder mokken af. Of betaal iemand anders om het efficiënt en deskundig voor je af te handelen.

Plannen maken en prioriteiten stellen

Neem de tijd om na te denken over wat je wilt, wat de waarde van verschillende doelstellingen is en hoe die zich met elkaar verhouden. In hoeverre wil je je relatie met anderen ondergeschikt maken aan je carrière? Of de betrokkenheid bij spirituele zaken verliezen terwijl je enkel ‘plezier’ maakt?

Het maken van het plan, de aandacht die je besteedt aan je doelstellingen is waardevoller dan het plan zelf. De realiteit haalt het detail van de meeste plannen in omdat veel zaken net even anders lopen dan je had aangenomen. Daarom moet je flexibel zijn tijdens de uitvoering. Meten is weten en reëel afwegen wat de obstakels zijn is beter dan slaafs een plan volgen. Het evalueren van onderdelen van het plan maakt je bewust van mogelijkheden om de uitvoering te verbeteren.

Plannen zijn waardeloos, maar het proces van planning is onmisbaar.
Dwight Eisenhower

De meeste mensen hebben veel meer plannen en ambities dan ze kunnen uitvoeren. Wij willen zo veel en vaak heel vurig, maar worden beperkt door de aandacht die wij aan al die zaken kunnen geven. 

Multitasking is een poging om door de bergen rijstebrij heen te komen. Maar dat faalt vrijwel altijd. Een paar potjes op het vuur kan je in de gaten houden door ze allemaal regelmatig aandacht te geven. Maar ga je een minuut door je social media scrollen tijdens het koken, dan brandt er geheid iets aan. Of laat iets rustig garen en zet een kookwekker… en kom direct in actie als die afloopt.

Bovendien is er een discrepantie tussen wat wij denken te kunnen bereiken op de korte en langere termijn. Wij overschatten wat er in een dag mogelijk is en onderschatten wat er in een week of maand mogelijk is. De ene dag bereik je meer of minder dan de andere. Maar een week of een maand lang consistent een uur of meer per dag aandacht geven aan een belangrijke taak kan behoorlijke resultaten geven. 

Consistentie is vele malen krachtiger dan willekeurige intensiteit.

Hoe blijven wij op koers?

Waar blijft de tijd?

De stapel ToDo lijstjes van alle mensen bij elkaar die wij tijdens ons leven aanleggen – en grotendeels vergeten – reiken ongetwijfeld een paar keer heen en weer naar de maan. De intentie is goed, maar de uitvoering faalt. Oftewel, de wil is groot maar het vlees is zwak.

Wij concentreren ons te vaak op eindresultaten en niet op het proces om consequent naar dat resultaat toe te werken. Goed werk doen is belangrijker dan een matig resultaat afleveren. Groeien is belangrijker dan tijdelijk resultaat boeken. Alleen focussen op het resultaat is net als steeds meer willen verdienen, daar komt nooit een einde aan, terwijl je jezelf ontevreden in de vernieling werkt. Verbeter je consequent je kwaliteiten, dan komen de inkomsten ook wel. Ook ‘gelukkig worden’ is geen doel op zich maar een gevolg van betekenisvolle activiteiten die je vervulling geven. Maak keuzes die daarbij aansluiten.

Een bekende wijsheid is “je bent wat je de hele dag denkt en doet”. Jouw focus op de zaken die je belangrijk acht, bepaalt je succes.

Prioriteiten

Om je bewust te blijven van wat belangrijk is en wat je prioriteiten zijn, doe je er goed aan om elke ochtend een paar punten kort door te nemen. Dit geeft je een broodnodige ijking van je doelstellingen en je motivatie:

  1. Wat is mijn missie of mijn betekenis in het leven (1 of 2 zinnen)? Waar sta ik voor?
  2. Wat zijn mijn waarden (5-10 woorden of begrippen) die richting en betekenis geven aan wat ik doe (en laat)?
  3. Mijn hoofddoelen (projecten, resultaten) komen voort uit de voorgaande twee punten?
  4. Wat is mijn instelling? Gesloten of open? Op groei of op behoud gericht? Geloof ik in mijzelf en mijn kwaliteiten om mijn doelen te bereiken?

Deze eenvoudige opstelling past op een A4 of A5. Neem het elke ochtend door en pas het aan waar nodig.

Als je kompas in de juiste richting staat en je dat volgt, dan geeft dat helderheid voor de stappen van je planning.

Planning in cycli

Houdt de volgende punten in de gaten:

  • Bij de langetermijnplanning geeft een kwartaal meer focus dan een jaar. Sommigen beschouwen een kwartaal zelfs een optimale periode voor de lange termijn.
  • Je middellange termijn (een maand vooruit) is het detail van de kwartaalplanning.
  • Je weekplanning – 2-4 weken vooruit – is het detail van je maandplanning..
  • Verbeterdoelen (kwaliteit en groei) werken beter dan resultaatdoelen (kwantiteit en eindig).
  • Bepaal je proces om aan je doelstellingen te werken. Elke dag een half uur of langer werken aan je doelen is effectiever dan 1 of 2 keer per week langere blokken reserveren. De dagelijkse regelmaat maakt het makkelijker om vol te houden en een gemiste dag is makkelijker in te halen.
  • Knip grotere taken in kleinere stukken en schrijf op wat de tussenstappen zijn. Overzichtelijke taken en het gevoel van voortgang (momentum) geven een opmerkelijke motivatie​.
  • Je agenda goed gebruiken is effectiever dan een uitgebreide ToDo lijst. Als je weet Wanneer je ergens aan gaat werken, dan doe je het eerder. Plan 3-5 dagen vooruit en werk de agenda dagelijks bij met de planning voor de volgende dag. Werk met blokken tijd om de diverse taken aandacht te geven en niet met lijsten details in je agenda.

Plan niet te veel maar zorg voor regelmaat

Het bovenstaande betekent niet dat je vervolgens als een robot of een Duracell-konijn de hele dag geconcentreerd kan werken. Je bent een mens. Plan niet te veel uren en te veel taken op een dag. En plan vooral af en toe wat vrije tijd om te ontspannen, even te bewegen en opnieuw op te laden.

Als je voor 4 uur per dag een planning maakt (bv. 2 blokken van 2 uur), dan hou je voldoende flexibiliteit over voor routine zaken en onverwachte urgenties. Is het een project naast je werk of bv. studie, dan kan een half uur ‘s ochtends en één uur ‘s avonds goede voortgang geven. In een week geeft 5 x anderhalf uur je 7,5 uur werk aan je project, waarmee je bijna een hele dag wint! Door de consistentie is het effectiever dan de hele zaterdag er aan werken tot je suf bent (als je het volhoudt). Tijdens de korte blokken kan je meer concentratie opbrengen dan gedurende een hele dag.

Evalueren cycli

Meten is weten. Haal je de doelstellingen?

Evaluatie, reflectie en bijstelling is essentieel voor elke planning. Wanneer je de planning maakt is het vaak onmogelijk om alle details al te weten. Voor een grotendeels voorspelbare activiteit kan je beter een checklist gebruiken (zoals voor de evaluatiecycli!). Door regelmatig te evalueren geef je jezelf de gelegenheid om te bewaken of je het gaat redden.

  • Plan dagelijks een beperkt aantal taken en maak aan het eind van de dag een nieuwe planning aan de hand van de overgebleven taken en de weekplanning. Wat is er goed gelukt, wat niet en waarom?
  • Neem elke week door of je de planning hebt gehaald en of deze nog in lijn is met de maandplanning. Zo niet, wat zijn dan de consequenties en wat kan je er aan doen.
  • Aan het eind van elke maand neem je aan of je nog op schema ligt en maak je aanpassingen waar nodig om de aansluiting op de kwartaalplanning te behouden.

Vast dagen en tijden voor elk van de evaluaties helpen je om deze noodzakelijke stap te blijven uitvoeren.

Zonder kompas ga je dwalen

Het bovenstaande geeft je een kompas om op koers te blijven en consequent te werken aan je doelstellingen. Met een kort overzicht van de belangrijkste zaken – Missie, Waarden, Doelen, Instelling – op 1 A4/A5 begin je elke dag met de juiste focus. Daarna werk je in blokken aan de zaken die je jezelf hebt voorgenomen. Als je de helft van je tijd op deze manier indeelt, dan hou je doorgaans voldoende flexibiliteit om onvoorziene zaken op te vangen.

Motivatie kan je niet aan het toeval overlaten. Elke ochtend kijken of je voldoende gemotiveerd bent is doodvermoeiend! Maar elke ochtend je oriëntatie even doornemen en je taken erop afstemmen, geeft je energie. De kracht om door te gaan put je ook uit de grotere en kleinere successen. Het afstrepen van taken op je agenda geeft je een gevoel van voldoening. Tijdens je evaluaties zie je de voortgang. Aarzel niet om je planning bij te stellen waar nodig als omstandigheden veranderen. Let op: excuses zijn iets anders dan omstandigheden!

Evaluaties zijn noodzakelijk om te bewaken of je op koers blijft. Accepteer geen excuses en wees eerlijk en realistisch.

Zolang je weet waarvoor je het doet en je inherente beweegredenen elke dag versterkt worden, is er weinig wat je niet kan bereiken.

In een volgend artikel (Watch this space!) bekijken we hoe je de focus door de dag vasthoud.

Succes ermee! Laat ons weten wat er wel en niet lukt met de bovenstaande aanpak.

Plaats een reactie