De tijd wacht op niemand

Bewust omgaan met tijd en aandacht

Zie de pagina Tijd & Energie, die bol staat van de tips en adviezen.

Dit artikel geeft een overzicht van de factor tijd in ons leven.

Samenvatting

• Tijd ergens voor ‘maken’ kan niet, je maakt alleen keuzes, wat je wel en niet wil en kan doen. Kies je ergens voor, dan moet je meestal iets anders opgeven.
• Tijd ‘beheersen’ is onzin, je kan alleen de keuze maken wat je aandacht geeft. Op elk moment – nu, nu en… nu – kan je die keuze maken. Ook het lezen van dit artikel is een keuze (niet wegklikken hoor!).
• Waarom sta je ‘s ochtends op of druk je 3 keer op de Snoozeknop. En in geval van dat laatste, waarom? Ging je te laat naar bed, sliep je slecht, of heb je te weinig uitdaging om je nest uit te komen?
• Wat – en vooral Waarom – wil je bereiken in je leven, de komende 5/10 jaar, dit jaar, dit kwartaal, deze maand, deze week, deze dag, dit uur, de volgende 25 minuten van je Pomodoro? Maak een keuze! Elke keer weer. En wees je bewust van de consequenties van je keuzes.
• Maak je Hoofddoelen Helder en neem ze regelmatig door (dagelijks of wekelijks). Ga uit van Waarom je bepaalde doelen wilt bereiken en welke emotie erachter zit.
• In de uitvoering is de focus op je doelen een kwestie van prioriteiten. Hoofdzaken eerst, bijzaken later. Bepaal de beste volgorde (planning) en ga aan de slag met een vast proces van taken en indeling van je tijd in plaats van willekeur.
• Koppel elke dag je taken aan hogere doelen en de emoties die er mee samenhangen. Selecteer een beloning voor elke taak (in verhouding tot de taak).

Je tijd goed besteden heeft meer te maken met kwaliteit dan kwantiteit. Je kan een dag lang verschrikkelijk druk zijn (busy) en weinig bereiken, of een paar uur geconcentreerd aan belangrijke taken werken en heel effectief zijn.

Maak dus een keuze, waar je effectief wilt zijn (op hoofdzaken, voor jezelf en met anderen) en efficiënt (in het noodzakelijke detailwerk).

Wat doe je met die 24 uur per dag?

Iedereen heeft 24 uur per dag, meer krijg je niet. Of je nu arm of rijk bent, mooi of gewoon, jong of oud, of je nu veel taken hebt of weinig, uitdagingen hebt of verveeld bent. Alleen gaat de tijd soms snel en dan weer langzaam. Heb je weinig stimulans of inspiratie dan kruipen de minuten voorbij, maar ben je intensief en betrokken bezig, dan vliegen de uren voorbij.

Je doet er goed aan om een paar keer per dag even stil te staan bij wat je doet en of je goed bezig bent. Deze momenten zijn bv. je reflectie in je journaal ‘s ochtends of in je middagpauze of in je avondjournaal. Dat zijn momenten waarop je ook naar je dag- en week plan kijkt om te zien, of je werkt met de juiste prioriteiten. Het stelt je in staat om proactief te werken aan je doelen en verplichtingen en niet op het laatste moment te stressen voor de deadline.

Maar even terug naar die 24 uur. We gaan even rekenen.

Je hebt 7-9 uur slaap/rust nodig om je lichaam en je geest te laten herstellen van inspanningen en je weer op te laden voor een nieuwe dag. Elke ochtend staat de teller weer op 15 tot 16 uur die je productief kan besteden.

Waar gaat je tijd aan op?

• Verzorging: wassen, koken en eten, huishouding, etc.; 1-2 uur afhankelijk van je rol in de huishouding… het is een kwestie van afspraken om de taken zo goed mogelijk te verdelen. Sekse of aanleg mogen geen rol spelen.
• Reistijd: maak een keuze of je woonplaats of je werk het meest van belang is, maar je kan reistijd ook gebruiken om audioboeken te beluisteren, of in de bus of trein boeken en artikelen te lezen. Een beetje appen en muziek luisteren is wellicht niet het meest effectieve tijdverdrijf, perk zelf je gewoontes in.
• Werktijd: 8 uur per dag, 4 of 5 dagen per week. Als zelfstandige werk je vaak structureel te veel uren, omdat je nog niet hebt geleerd om te delegeren of uit te besteden en zelf de hoofdtaken de juiste aandacht te geven.
• Structureel overwerken is een signaal dat je werk te veel voor je is, of (vaker) slecht georganiseerd is. Vooral dat laatste komt door de keuzes die je zelf maakt, of die anderen voor je maken! Neem het heft weer in handen!
• Ontspanning: Ga je na je werk tot bedtijd bankhangen of ‘socialiseren’ dan verspil je veel tijd. Alles met mate. Gezonde ontspanning is bv. bewegen of het bewust aandacht besteden aan de kwaliteit van je sociale contacten (lees: anderen steunen en helpen).
• Groei: Tja, wil je groeien en jezelf verder ontwikkelen zowel professioneel en als mens, dan zal je daar tijd voor apart moeten zetten.

Tijd om te groeien?

Iedereen is tegenwoordig druk, druk, druk! Druk op het werk, snel even een makkelijke hap, naar de sportschool, kinderen halen en brengen, verenigingsleven, een beetje cultuur en sociale contacten. Work hard & play even harder! En geen tijd voor jezelf. Niet alleen om je te ontspannen, maar ook om aan jezelf te werken.

Om te groeien kan je bv. een half uur in de ochtend vrijmaken om te mediteren, of te lezen, of om na te denken, aan je gezondheid te werken. Je kan die tijd ook vrijmaken door sommige zaken ‘s avonds voor te bereiden (kleren en dingen die je mee moet nemen al klaar te leggen). Ga je op tijd naar bed, dan kan je er wat vroeger uit om aan je groei te werken. Vroeger opstaan lijkt iets voor ochtendmensen maar het is een kwestie van gewoonte en het hebben van doelen, waarvoor je op tijd je bed uit komt.
Een gezonde maatstaf is om voor 8 uur ‘s ochtends (voor je werk/reistijd) minimaal een half uur voor jezelf te reserveren. Dat geeft je rust.

‘s Avonds zit je meestal wat ruimer in je tijd. Ga eens na, waar je de avonden aan besteedt en of je daar de juiste prioriteiten in hebt. Besteed je 3 uur aan het volgen van soaps, zodat je de volgende dag mee kan praten bij de koffiemachine op je werk, dan heb je de verkeerde prioriteiten, tenminste als je wilt groeien.
Lees of studeer je tussen half 8 tot 9 uur (of in 2 of 3 blokken), dan zorg je voor de noodzakelijke ‘input’ om te kunnen groeien.

Dus, een half uur ‘s ochtends en een uur ‘s avonds (30/60 min). Dat is 7 1/2 uur per week! Oftewel een werkdag! Besteed je ‘s avonds nog een half uur dan zit je met 30/90 min op 10 uur per week. Moeilijk op te brengen? Doe dan het 30/90 schema 3 keer per week en je werkt nog steeds 6 uur per week aan je groei. Tel daar lezen/luisteren tijdens reistijd en een deel van je pauzes bij en je hebt een zee van tijd om te groeien.

Het is allemaal een kwestie van doelen, prioriteiten en keuzes. Of zoals de Fransen zeggen bij roulette “Rein ne va plus”, leg uw inzet in en wacht op je kansen. Kansen krijg je soms, maar het is nog beter om ze zelf te maken.

Systeem

Om je tijd effectief te gebruiken ga je uit van je hogere doelen (levensdoel, projecten, passies, etc.).
Om je tijd zo efficiënt mogelijk in te delen gebruik je technieken. Je organisatie en je werkmethoden bepalen in hoge mate, of je succes boekt in het nastreven van je doelen.

De Wet van Parkinson geeft aan dat taken de beschikbare tijd vullen. Heb je een uur opzijgezet voor een vergadering, dan duurt die bijeenkomst een uur, ook al heb je na 15 minuten alles gezegd en afgesproken wat nodig is. Zo verspil je veel tijd.

Maak je geen planning en begin je aan een lijst taken, dan ben je vaak een hele dag bezig, je bent ‘druk’, maar aan het einde van de dag vraag je jezelf af, wat je gedaan of bereikt hebt.

Je kan deze wet ook gebruiken om scherp te concentreren (focus) door een half uur toe te wijzen voor een taak die je meestal een uur kost. Probeer het maar eens en vlieg door je taken heen. Geen kwestie van haasten maar pure focus. Is een half uur te drastisch, bouw het dan op met stappen van telkens 10 minuten korter van 60 minuten naar 50, 40, 30. Lukt het nog steeds niet, pas dan je werkmethoden aan.

Methoden

• GTD staat voor Getting Things Done, de bekende werkmethode van David Allen. Het is een strak systeem met een vaste manier van handelen dat wel veel discipline vergt. Maar dat laatste is ook een kwestie van gewoontes om op een bepaalde manier te werken en dat kan je jezelf aanleren. Vooral het efficiënt afhandelen van taken krijgt veel aandacht.
  Er zijn ook veel ondersteunende programma’s voor GTD in de vorm van analoge (papier) en digitale planners.
• Je kan ook werken volgens een bepaald Thema. Hiermee concentreer je jezelf op een bepaald aspect van je werk of doel en besteedt daar de toegewezen tijd voor. De zaterdagochtend besteed je bijvoorbeeld aan lezen en het maken van aantekeningen en het plannen van de volgende week.
• De 5 Second Rule van Mel Robbins gaat uit van activeringsenergie, de energie die nodig is om je in beweging te krijgen. Denk je ergens over en je begint te twijfelen, dan aftellen 5, 4, 3, 2, 1 en Doen!
  Maak wel eerst een keuze wat je wilt bereiken maar gebruik deze techniek dan, om je in beweging te krijgen. Met ‘denken’ bereik je niets, met Doen wel.
• De kern van de meeste methoden is om regelmatig je plannen en je resultaten te evalueren. Je kan je zelfs elke dag afvragen: wat ging er goed (vier je successen), wat ging er slecht (feedback en aanpassen) en wat kan er beter (optimaliseren). Zie hieronder ook de dag- en weekplanningen en de langere termijn.

Technieken

• Plan de volgende dag. Elke dag aan het einde van je werkdag of voor het slapengaan maak je een korte maar realistische planning voor de volgende dag. Zo maak je je hoofd leeg voor de volgende dag en weet je wat je te wachten staat.
  Stel de juiste prioriteiten. Koppel je activiteiten aan hogere doelen. Stel jezelf een (gezonde) beloning in het vooruitzicht voor het afronden van taken.
  Je kan ook aparte plannen maken voor je privé- en je werkactiviteiten.
  Met de planning visualiseer je ook je taken, wat helpt bij de uitvoering.
• Naast het plan voor de volgende dag is het ook goed om regelmatig naar de korte tot middellange termijn te kijken. Je kan algemene doelen stellen voor een jaar – lange termijn – maar dat is te lang om in detail te plannen. Per kwartaal kan je subdoelen stellen en per maand kan je dat verder uitsplitsen. De beste periode voor detail plannen is een week. Dat is ook de optimale tijd die Stephen Covey aangeeft in The 7 habits voor het plannen van details op de middellange termijn.
  Zie ook de Week planner op de Wellned Downloadpagina.
  Welke manier van plannen het beste bij jou past en bij jouw doelen, verschilt uiteraard individueel. Zijn er nieuwe en uitdagende zaken, dan moet je rekening houden met onzekerheid. Maar heb je veel zaken die grotendeels routine zijn, dan plan je op een andere manier. Maar in beide gevallen is een vast proces en een vaste tijd van werken meestal een goed begin.
• Detailplanning met kleine stappen werkt vaak heel goed, als je niet precies weet, hoe je iets aan moet pakken. Een grote taak intimideert je en je stelt uit om eraan te beginnen. Maar door een aantal stappen uit te splitsen, maak je het probleem kleiner. In feite zou je voor elke taak van een half uur tot een uur een paar kleine stappen aan kunnen geven. Schrijf ze op en begin aan stap 1. Nog te moeilijk? Dan verder uitsplitsen tot je iets hebt dat zo voor de hand ligt dat het moeilijk is om het niet te doen.
  Deze methode wordt ook wel genoemd het ‘opeten van een olifant’ (of een rijstebrij berg voor vegetariërs). Met 1 hap tegelijk werk je het weg zonder je te verslikken. Zware kost? Kleinere happen!
• De Pomodorotechniek is al eerder genoemd. Dit dankt de naam aan de kookwekker in de vorm van een tomaat. Tegenwoordig zijn er veel apps en webdiensten voor.
  Stel de timer in op 25 minuten en laat je nergens door afleiden (koptelefoon op indien nodig). Neem daarna 5 minuten rust (even opstaan, bewegen) en door met de volgende sprint. Na een paar blokken neem je 15 minuten rust. Deze techniek kan wonderen verrichten voor je concentratie, maar je moet het echt strak volgen. Word je door iemand anders gestoord, dan kan je de timer opnieuw starten en verzoeken (als je werk dat toelaat), om op een andere manier te communiceren dan een interruptie.
  Gebruik de timer alleen voor activiteiten die veel concentratie vergen. De hele dag werken met de timer is niet vol te houden.
• Deep work: In het boek met deze titel van Cal Newport geeft hij aan dat onze tijd meestal erg versnipperd is, waardoor we moeilijk de concentratie kunnen vinden voor belangrijk werk. Met name de constante interrupties door email en sociale media zijn slopend. Hij merkte dat een uur of meer concentreren zonder enige afleiding, je heel productief maakt.
  Schakel dus alle waarschuwingen van Social Media uit!
  Begin met niet direct met uren achter elkaar met korte pauzes (zie Pomodoro). Bouw het op van 1 uur en ga telkens een kwartier of langer door. Ook experts die hier gebruik van maken houden het niet meer dan 4-5 uur per dag vol en dan nog verdeeld in een paar blokken. De rest van je werktijd kan je gebruiken voor andere zaken zoals research, planning en administratie.

Trucjes

• Multitasking is een mythe. Het werkt stomweg niet. Mensen die zeggen dat ze goed kunnen multitasken, houden zichzelf voor de gek.
  In meerdere onderzoeken is vastgesteld dat zowel de benodigde tijd als de kwaliteit van de taken verbetert, als je de simultane taken achter elkaar uitvoert.
  Je kan maar één ding tegelijk goed doen en bij multitasken schakel je alleen constant tussen activiteiten en dat kost tijd, concentratie en energie. Als je probeert te telefoneren, terwijl je auto rijdt of zelfs appt tijdens het rijden, dan doe je geen van beiden goed. En dat zorgt voor veel eenzijdige ongelukken die steeds weer de media halen. Autorijden en telefoneren is zelfs handsfree een uitdaging. Met de telefoon aan je oor rijden is gevaarlijk en asociaal, en wordt bovendien terecht zwaar beboet.
  Een kok die meerdere dingen tegelijk ‘lijkt’ te doen, heeft gewoon een goede workflow (voorbereiding en organisatie) en gebruikt vaak timers om kooktijden in de gaten te houden.
• Begin aan een taak met de kleinst mogelijk stap die je bijna onmogelijk Niet kan doen… en ga dan nog even door…
• Om de voortgang er binnen een project in te houden, is het belangrijk dat de ‘volgende stap’ steeds duidelijk is. Je neemt geen losstaande zaken in je planning op maar een serie samenhangende activiteiten die elkaar meestal logisch opvolgen, of waarvan het resultaat uiteindelijk samenkomt.
• Werk in blokken. Reserveer tijd in de ochtend voor creatief werk en handel routinezaken af op een moment dat je energie en wilskracht minder zijn.
• De regelmaat van je inspanning maakt doorgaans meer verschil voor je resultaat dan de intensiteit waarmee je werkt. Een sprint(je) tussendoor kan geen kwaad, maar raffel je altijd zaken op het laatste moment af, dan lijdt de kwaliteit van je werk daar onder.
• Controlelijsten en checklists brengen orde in de chaos. Voor sommige taken zijn er vrij veel stappen, waarvan je er makkelijk wat vergeet. Door een checklist toe te passen, maak je het jezelf makkelijker. Het verhoogt de kwaliteit en consistentie voor complexe taken en je hoeft niet telkens het wiel uit te vinden. Ze worden intensief gebruik in de luchtvaartindustrie en bij medische procedures. En terecht, want er staan mensenlevens op het spel.
  Zie ook het boek The Checklist Manifesto.
• Neem niet te veel hooi op je vork. Het gezegde is dat je meestal Overschat wat je op een dag kan doen en Onderschat wat je in een week of een langere termijn kan doen. Dit principe kan je ook doortrekken naar maanden, jaren of zelfs decennia.

Persoonlijk systeem

Door structuur aan te brengen in je leven maak je het jezelf makkelijker. Een beetje organisatie in wat je doet, kan een wereld van verschil maken in je resultaten. Zie ook Een persoonlijk systeem voor structuur.

Conclusie

Tijd krijgen we gratis, maar we gaan er te weinig mee om als iets dat we maar één keer uit kunnen geven en wat daardoor toch kostbaar is.

We kunnen tijd niet beheersen – als Doctor Who – maar alleen bepalen, waar we elke dag onze aandacht aan geven. Geven we steeds weer tijd aan bijzaken en aan ‘plezier’, dan zijn de resultaten anders dan wanneer we hoofdzaken aandacht geven.

Je hoeft geen gedreven productivo te zijn om je tijd goed te besteden. Het is een kwestie van prioriteiten stellen. Ook met een paar uur elke dag of een paar dagen per week kan je heel veel bereiken, als je die tijd goed besteed.

Het gezegd is: ‘Als je wilt dat iets gedaan wordt, geef het dan aan iemand die druk is’. Want mensen die resultaat bereiken, zijn meestal beter georganiseerd en weten beter met hun tijd om te gaan. Ze weten wanneer ze “Ja” en wanneer ze beter “Nee, dank je” kunnen zeggen.

Bepaal je doelen en zet je tijd-chips verstandig in op de roulettetafel van het leven. Game on of Game over!?