Vooral wanneer wij voor een minder prettige taak staan – zoals de jaarlijkse belastingaangifte – dan onderschatten wij meestal de tijd die er voor nodig is. Psychologisch zijn de meeste mensen slecht in tijdsplanning voor taken. Even ‘klusje’ doen loopt makkelijk uit tot meerdere uren of zelfs dagen. Uit weerzin voor de taak, verval je in uitstelgedrag, slepen projecten voort en mis je deadlines.
Voor die lastige taak gaan wij ervan uit dat wij ‘alleen nog maar even’ dit of dat moeten doen. In de praktijk blijkt het aantal handelingen vaak aanzienlijk meer dan gedacht. Er is voorbereiding nodig voordat je aan de slag kan. Als je eenmaal daadwerkelijk aan de uitvoering begint, blijken er aanvullende voorbereidingen of tijdrovende handelingen nodig.
Wat kan helpen bij lastige taken is het opstellen van een controlelijst (checklist), stappenplan of een compleet draaiboek bij meer complexe zaken. Als je eenmaal de minder prettige taak hebt afgerond, dan wil je die ongetwijfeld een volgende keer makkelijker maken voor jezelf. In je stappenplan of controlelijst leg je de lessen vast van de vorige uitvoering.
Voorbeelden:
- Belastingaangiften of infrequente rapportages
- Beoordelingen van de mensen die aan jou rapporteren
- Het evalueren van je eigen functioneren
- De organisatie van een reis
- De geboorte van een nieuw familielid
- De afwikkeling van een erfenis
- etc.
Zie ook The checklist manifesto door chirurg Atul Gawande. Hij schreef het boek vanuit de noodzaak om medische missers tegen te gaan. De principes die hij beschrijft zijn voor tijdsplanning binnen vrijwel alle disciplines toepasbaar.
