10 manieren om met stress om te gaan

Stelling: Stress komt meestal door beperkingen in tijd of middelen.

1. Beheer tijd en middelen verstandig.

Vaak zijn beperkingen voorspelbaar! Geef jezelf meer tijd door ergens vroeger mee te beginnen om niet in tijdnood te komen. Je kan stress vermijden door niet alleen een oplevertijd te plannen (due date) maar een starttijd met voldoende ruimte om de taak af te wikkelen. Doe regelmatig een stukje van de taak of werk eraan in blokken. Daardoor hou je tijd (en energie) over om (letterlijk) ‘tijdig’ de beste kwaliteit te kunnen leveren.

2. Investeer tijd beter door voorbereiding

Wanneer alles klaar ligt voordat je aan de slag gaat, dan ben je productiever met minder stress. Je kan tijd ook verspillen aan niet-productief druk zijn. Of je valt ten prooi aan afleidingen (en multitasking) zoals het volgende glimmende object. Newsflash: je bent een mens, geen nieuwsgierige kraai.

Als je weet wat er nodig is (tijd, kennis en middelen) om iets gedaan te krijgen, dan vermindert het de stress van brandjes moeten bestrijden door ‘onvoorziene’ zaken. Het is ondoenlijk om alles voor te zijn, maar je ervaring geeft je doorgaans aan wat mogelijk en realistisch is en welke potentiële risico’s er zijn.
Met name als er anderen bij betrokken zijn, is het goed om hen te laten weten wat je nodig hebt en wat de urgentie is. Ook andersom kan je hiernaar vragen als iemand jou een taak toeschuift.

3. Werk uit wat er precies gedaan moet worden

Doelen zijn alleen zinvol als je een plan hebt om ze te bereiken, althans volgens Stephen Covey. Zonder plan is een doel een droom (dream on!).

Let wel op dat je plan een routekaart is maar dat die je kan misleiden! Gebruik ernaast een kompas om op koers te blijven. Dat laatste kan je bv. vinden in de redenen waarom en voor wie je iets doet. Idem voor de consequenties van mislukken of vertraging (doel niet halen).

Kaart en kompas geven je helderheid om op koers te blijven en je motivatie op peil te houden. Daarnaast is het goed om je planning regelmatig kritisch bekijken. Plan zoveel stappen als je kan overzien op het moment en verfijn deze voorbereiding tijdens de uitvoering.

4. Verspil geen tijd aan spijt

Volgens de wet van Murphy gaat alles een keer fout wat er fout kan gaan. Is het echt een inschattingsfout, corrigeer de situatie als dat kan en wel zo snel mogelijk. Zie fouten en mislukkingen als leermomenten.

Spijt en te veel energie besteden aan schuldvragen geven alleen maar meer stress. Je kan het verleden niet veranderen en daarom heeft stressen over spijt geen zin. Neem je voor om herhaling van soortgelijke situaties te vermijden, nu en in de toekomst. Herstel fouten en probeer herhaling te voorkomen door bv. met anderen (en jezelf) afspraken te maken.

5. Maak je niet (te) druk

Het beste advies komt uit de Hitchhikers guide to the galaxy… DON’T PANIC!

Een kat in het nauw maakt rare sprongen. Gaat er iets mis, haal dan even diep adem en kijk hoe je het kan rechttrekken. Zo niet, dan even Apeldoorn bellen… (damage control).

Psychologische experimenten tonen aan dat door stress je hersenen niet goed meer werken en je IQ een forse duik neemt. Ontstress door de tijd te nemen voor een taak (slow down). Vraag om advies of neem even beweging om tot rust te komen. Zie ook Paniek-regels tegen stress.

6. Beperkingen vragen om creativiteit

Soms moet je roeien met de riemen die je hebt. Zijn de peddels niet optimaal, kijk dan hoe ze het beste in te zetten zijn. Wees creatief in het gebruik van de beperkte middelen, werk naar een minimale oplossing toe en probeer die verder uit te bouwen. Draai het probleem om en gebruik de beperking als een hefboom om de kans op succes te verbeteren.

Met minder middelen kan je soms een beter resultaat bereiken dan men voor mogelijk hield. Daarmee kan je beperkingen zien als een uitdaging i.p.v. een probleem.

7. Beperkingen geven helderheid

Elke beperking is een reductie van de mogelijkheden zodat je minder afgeleid bent door te veel keuze. Daardoor weet je snel wat er wel en niet redelijkerwijs haalbaar is.

Geef dat duidelijk aan voor jezelf en degenen die het resultaat van jouw werk nodig hebben. Dat voorkomt verrassingen achteraf.

8. Obstakels kan je gebruiken als basis voor oplossingen

Wanneer je beperkingen kwalificeert als obstakels, kijk dan hoe je ze constructief kan gebruiken. Soms kan de opdrachtgever daardoor sneller een eenvoudige oplossing krijgen. Een meer volledige oplossing is eventueel later mogelijk als de beperking opgelost is.

Je kan voortgang maken niet Ondanks maar Dankzij. Dat geldt niet alleen voor het bekende voorbeeld van Limonade maken als je alleen Citroenen hebt om mee te werken.

9. Beperkingen kunnen duurzaamheid bevorderen

Als je zuinig om moet springen met de middelen die je hebt, dan stimuleert dat focus, zuinigheid en duurzaamheid. Je kan middelen of halfproducten inzetten voor meerdere taken en daardoor dubbel werk en verspilling vermijden.

Denk bij beperkingen niet teveel op de korte termijn maar aan de effecten op de lange termijn om duurzame oplossingen te bedenken.

10. Geen stress, doe het werk

Sommige zaken moeten nu eenmaal gedaan worden. Stressen heeft geen zin. Neem alle bovenstaande punten in overweging en stroop de mouwen op. Investeer tijd en middelen verstandig en werk de details stap voor stap af.

Neem de volle verantwoordelijkheid voor de uitkomst of wijs de taak af (als je dat kan) omdat de beperkingen niet realistisch zijn.

Niet alles is onder je controle maar je instelling en inzet wel. Waardeert men dat niet, dan is dat niet jouw probleem en is het wellicht tijd om een andere werkomgeving te zoeken.

Conclusie

Je kan op veel manieren met stress omgaan. Je kan het voor zijn of je kan zaken relativeren.

Kortdurende stress kan je stimuleren maar langdurende stress sloopt je. Herken en erken de oorzaken. Vraag om hulp als je er zelf niet uitkomt.