Waar blijft de tijd?

Verleden tijd ligt achter ons en zijn we voor altijd kwijt.

Deadlines

Voor sommige zaken zijn definitieve data en tijden bekend. Je belasting-aangifte moet op een bepaald moment ingediend zijn, een verjaardag of jubileum is niet even te verzetten. Die afspraak met de tandarts schuift niet vanzelf op omdat je er nog niet klaar voor bent.
Meestal zie je de deadline met lede ogen aankomen maar je blijft toch treuzelen. De oplossing lijkt simpel. Plan naast de deadline altijd het tijdstip dat er aan de voorbereiding moet beginnen. Als het schrijven van een rapport 2 uur duurt dan is het onverstandig om er 2 uur voor de deadline aan te beginnen. Een paar dagen voor de deadline beginnen geeft je beperkt de stress en geeft tijd voor controle.

Druk = stress = niet nodig

Idem met studeren. Zowel voor een examen als het indienen van een werkstuk is een beperkte hoeveelheid dagelijkse studie en voorbereiding veel beter dan op het laatste moment proberen om alle informatie er in te stampen of het werkstuk er even uit te stampen.

“Ja, maar ik werk beter onder druk” hoor je mensen dan vaak zeggen. De werkelijkheid is meestal anders. We onderschatten onszelf schromelijk in het inschatten van onze kwaliteiten, zowel positief als negatief.
Het proces van gestaag werken aan taken met vaste tijden is vrijwel altijd beter dan stressen om iets op het laatste moment af te raffelen.

Beloning

Als je echt adrenaline nodig denkt nodig te hebben om er een resultaat uit te persen, stel jezelf dan een deadline ruim vóór de echte deadline met een spannende beloning (bv. een ritje in een achtbaan).
Nog beter kan je met iemand anders – zoals een goeie vriend(in) of mentor – je voornemen bespreken, desnoods met een boete als stok achter de deur. Sommigen gaan zover dat ze geld aan iemand geven om aan een – voor hen onpopulair (!) – doel te schenken als ze hun planning niet halen. Over motivatie gesproken, negatieve consequenties kunnen ons soms beter en strenger motiveren dan het positieve geloof in een uitkomst. We zitten psychologisch raar in elkaar!

Tijd-blokken, een afspraak met jezelf

Als je belangrijke zaken de tijd wil geven, zoals je administratie doen of studeren, etc. dan is het beter om een tijdje geconcentreerd achter elkaar door te werken. Reserveer hiervoor blokken van 1 tot anderhalf uur.

Zorg ervoor dat je tijdens dat blok zo weinig mogelijk afleiding hebt. Zet alle waarschuwingen (notificaties) op je pc en telefoon uit en gebruik tijdens het blok geen internet tenzij functioneel.
Als je een aantal losse klusjes te doen hebt, kan je ze vaak het beste achter elkaar uitvoeren in een half uur of langer. Tussendoor steeds weer klusjes versnippert je tijd en je aandacht.
Voor internet research kan je beter de vraagstelling duidelijk noteren en een doel stellen. Gebruik een kookwekker voor hoeveel tijd je aan de research kan of wil besteden. Als er veel boven water komt dan kan je dat beter in tweede instantie uitspitten anders blijf je bezig.

Korte “kookwekker” blokken

tijd - de snelheid waarmee het verstrijkt is subjectief

Een techniek om concentratie te bevorderen is de kookwekker techniek. Deze wordt de Pomodoro techniek genoemd naar de befaamde keuken wekkertjes in de vorm van een tomaat (die meestal niet zo’n lang leven hebben omdat ze makkelijk kapot vallen). Maar je kan ook je telefoon gebruiken.

Voor de Pomodoro techniek zet je de wekker op 25 minuten en werk je zo geconcentreerd mogelijk tijdens deze tijd zonder je af te laten leiden. Ook al heb je het concentratievermogen van een kip, dan lukt je deze techniek echt wel een paar keer per dag. Hoe vaker je het doet, des te gemakkelijker het wordt.

Loopt de wekker af, onderbreek dan even je concentratie voor een paar minuten – ook al zou je door willen werken – en doe even wat anders. Het beste is om even in beweging te zijn. Bv. breng een document weg naar een andere afdeling, zonder een half uur te blijven kleppen en neem de trap in plaats van de lift. Of doe iets in het huishouden zoals één kastje afstoffen. Zo kom je in de Pomodoro-pauzes moeiteloos door je klusjes heen.

Zit je echt in een flow en wil of kan je niet stoppen (ik “moet” dit even afmaken), sta dan op, beweeg even (zwaai met je armen) of druk je een paar keer op en start dan een tweede Pomodoro timer. Werk niet nog een derde blok door! De rust tussen de korte blokken is belangrijker dan je denkt om daarna weer de concentratie op te kunnen brengen.

Vroeg in de ochtend productief?

De vroege ochtend effectief gebruiken is één van de recepten van “zeer succesvolle mensen”. Begin de dag vroeg en in je eigen tempo met een vast ritueel en leg daarin het fundament voor een productieve dag.

Vroeg opstaan en voor je werk al het een en ander gedaan hebben is fijn. Maar je kan alleen effectief lid worden van de vroege vogels club (om 5 uur of 6 uur… OK 6.30 opstaan) als je op tijd naar bed gaat. Reken maar uit hoe je aan minimaal 7-8 uur slaap komt. Het mag af en toe een uurtje minder, maar als je productief wilt zijn – vanaf welk tijdstip in de ochtend dan ook – dan moet je voldoende en goede nachtrust hebben gehad. Regelmaat in je slaap is belangrijk.

In de ochtend, voordat je huisgenoten en de rest van de mensheid in jouw tijdzone wakker zijn, kan je ongestoord meer werk verzetten dan met de interrupties gedurende de dag mogelijk is. Maar het is ook een mooi moment voor reflectie en om je met meditatie voor te bereiden op de dag. Een visualisatie hoe jouw dag – bij voorkeur – gaat verlopen helpt je om je mentaal voor te bereiden.

Een kwestie van gewoonte

Vroeg opstaan kan je leren. Het is ook een kwestie van gewoonte, van op tijd naar bed gaan en dan uitgerust vroeg(er) opstaan. Je kan de rust van de ochtend leren waarderen.

Ben je een nachtmens die tot na 12 uur actief wil zijn, dan kan je beter ’s ochtends nog even blijven liggen tot je uitgerust aan het werk gaat. Probeer dan op een andere manier ’s ochtends in je eigen ritme te komen en niet alleen met sloten koffie en andere stimulerende middelen na te weinig slaap.

Vergaderen

Vergaderingen zijn nog minder productief dan multi-tasking en uitstel gedrag bij elkaar. En er wordt wat afgekletst!
Als er een uur gereserveerd is voor een bespreking dan neemt de bijeenkomst een uur in beslag en vaak meer. Tel even het uurtarief van de aanwezigen bij elkaar op om na te gaan hoeveel geld (en tijd) je aan het verstoken bent!

Tips:

Bereid een vergadering voor met een Agenda met een duidelijk doel. Geef aan wat de verwachte bijdragen van de aanwezigen is. Personen die niet noodzakelijk aanwezig moeten zijn kan je beter niet uitnodigen

Iedereen is op tijd aanwezig, noteren wie er (steeds) te laat is en waarom en opnemen in de notulen.

Zorg voor een voorzitter en/of notulist, anders is er geen discipline.

Niet iedereen hoeft de hele tijd aanwezig te zijn maar wel de juiste personen om knopen door te kunnen hakken.

Bespreek alleen zaken niet op een andere manier afgehandeld of overgebracht kunnen worden.

Stel als voorwaarde voor deelname dat iedereen zich voorbereid. Het is niet efficiënt als sommigen tijdens de vergadering nog zitten te lezen om de input of feedback verzinnen. Om dit te testen kan je een opvallende boodschap in het vergader document ‘verstoppen’ zoals bv. een appeltaart recept. Wie dit heeft gemist heeft dus niet de moeite genomen om zich voor te bereiden… en kan beter vertrekken.

Is het doel van de vergadering bereikt, dan is de bijeenkomst voorbij. Is dat te streng? OK, 5 minuten napraten voor de sociale contacten.

Leg de afspraken duidelijk (aantekeningen maken) vast en rapporteer die zo snel mogelijk aan de aanwezigen en overige betrokkenen. Werk de notulen uit en met name een lijst van de besluiten en verantwoordelijkheden. Doe dit zo snel mogelijk terwijl de herinnering nog vers in je geheugen zit.

Plan nooit vergaderingen direct na elkaar, je hebt tijd nodig om je voor te bereiden en om te schakelen. De vuistregel is dat je 5 minuten tussen vergaderingen nodig hebt voor elk kwartier dat de vergadering duurt.

Staande vergaderingen zijn voor korte besprekingen van bv. 10 minuten of een kwartier geen slecht idee. Zodra iedereen comfortabel zit… blijf je vanzelf zitten. Staand vergaderen vergt wel discipline om het kort te houden.