Een persoonlijk systeem voor structuur

Jouw “persoonlijk systeem” is het totaal van je routines, gewoontes, planning en registratie.

Iedereen heeft zo zijn eigen ritme gedurende de dag. Maar als je je niet bewust bent (van de zin) van jouw manier van leven, dan is het moeilijk om de juiste zaken aan te passen. Zonder een persoonlijk systeem heb je vrijwel geen inzicht in wat je de afgelopen dagen precies hebt gedaan en of dat strookt met wat je van plan was.

Probeer eens een dag lang elke 15 minuten – of na elke (deel)taak) – kort te noteren wat je inhoudelijk hebt gedaan. En niet “werk”, maar “telefoon met A”, “overleg met B.”, “mailtjes naar C”, “Rapport voor D (x minuten)”, etc. En idem voor je “vrije” tijd. Dan krijg je pas door hoe je werkt en welke aanpassingen wenselijk zijn. Voor de meeste mensen is de bewustwording door zo’n registratie een verrassing (“aha, daarom krijg ik zo weinig gedaan!”).

Veel mensen gebruiken een agenda (op de smartphone) of een notitie boekje. Maar wat hou je daarin bij?

• Afspraken
• Contacten
• Notities: referentie gegevens, registratie activiteiten, etc.
• Planning: dag, week, maand, jaar
• To-do lijsten: werk (per project), privé, hobby, studie, etc.
• De voortgang van ‘projecten’

Vraag je af

• Voldoet de structuur van dat systeem aan je wens om als persoon te groeien?
• Staan je doelstellingen er in?
• Je ambities, je wensen en je dromen?
• Heb je een lange termijn en een korte termijn planning en wanneer neem je de tijd om die op elkaar af te stemmen?

Voor sommigen zullen de laatste vragen je wat in verlegenheid brengen. Dat soort activiteiten doen toch alleen ‘carrière mensen’? Dat is toch niet voor ‘gewone’ mensen.
Waarom niet? Als je wilt groeien in één of meerdere aspecten van je leven, dan is het goed om een structuur te hebben die je enige controle geeft en de willekeur van de dag vervangt door een heldere richting. En dat hoeft echt niet ingewikkeld te zijn.

Het medium voor jou

Een digitaal systeem is handig:

• Voor de één is een (set) Cloud documenten met relevante gegevens voldoende. Die zijn op de pc, smartphone en tablet bij te werken.
• Anderen willen een aantal aparte apps inzetten, maar het overzicht houden is dan moeilijker ook als de apps elk hun deel optimaal doen. Wel kan je veel apps met diensten als IFTTT koppelen.

Maar ook een handmatig systeem kan goed werken:

• Een notitieboek of -blok, een binder (losbladig, A4 of A5).
• Of een professionele agenda (organizer) met rubrieken voor doelstellingen, planning, etc.
• Zelfs een stapeltje index kaarten (bv. 13×8) kan handig zijn om activiteiten te sorteren en registratie achter de planning op te nemen.

Sommigen gebruiken tekst, anderen weer voice notities of foto’s met notities, etc. Het is maar net wat het best past bij je persoonlijkheid en je gevoel voor structuur (of je gebrek daaraan… sorry!)
Bouw je eigen systeem dat bij je past. Probeer eens een paar varianten uit. Begin simpel en kijk over een paar dagen of weken of het je bevalt en pas het aan waar nodig. Heb je 5 iteraties nodig of 10, het zij zo…

Rubrieken

Naast de geijkte rubrieken als agenda, contacten en notities kan je persoonlijk systeem ook bestaan uit een aantal rubrieken die je wekelijks of maandelijks doorneemt.

• Je levensdoel. Neem hier de tijd voor, schrijf een verhaal voor jezelf (en je partner of beste vriend) en denk er over na. Wat wil je graag bereiken of doen? Denk na over de zin van het leven!

• Vastlegging van je lange termijn doelen (met deadlines), wat je daar op de middellange- en korte termijn aan gaat doen. Leg je beslissingen vast als ‘manager’ van jezelf en het rationeel van die beslissingen zodat je later goed kan zien waarom je voor een bepaalde richting hebt gekozen.
  Koppel hieraan actie punten en concrete deadlines. Wekelijks en maandelijks doornemen (herinneringen in je agenda).

• Een dagelijks journaal met optioneel meerdere rubrieken. Notities over gedachten, projecten, dankbaarheid, bereikte doelen om te vieren, eten, gewicht, gewoontes, etc. De teksten, tekeningen (doodles) kunnen via sleutelwoorden (tags) georganiseerd zijn of hebben gewoon een chronologische registratie (per dag).
  Het dagboek kan je aan het begin of eind van de dag bijwerken of gedurende de dag steeds bijhouden met relevante gegevens. De observaties en reflecties die je in je journaal opneemt, spookt minder door je hoofd. Het is zeker aan het einde van de dag zinvol als een ‘brain dump’ waarmee je je hoofd leeg kan maken voor ontspanning en slapen gaan.

• Je goede gewoontes (volhouden en uitbouwen), je slechte gewoontes (die je wilt afleren of ombuigen naar goede gewoontes) en de nieuwe gewoontes die je wilt ontwikkelen. Voor de laatste rubriek kan je een registratie opzetten om bv. elke week of maand een nieuwe gewoonte toe te voegen en te meten of ze ingesleten raken. Zie Downloads.

Dagelijks

• Een planning van je activiteiten voor de dag, week en maand. Wees flexibel, want je bent geen robot. Plan niet te veel op een dag want er gebeurt vrijwel altijd iets je niet had voorzien.

• Probeer to-do lijsten te vermijden. Die zijn ‘stapels’ acties die moeilijk beheersbaar zijn. Ze zijn wel toe te passen binnen een discreet project, ook als een checklist van wat er nog te doen is.

• Voor een overzichtelijke registratie van de (persoonlijke) openstaande taken is een Kanban systeem beter geschikt.

• Op je werk zal vaak een voorgeschreven systeem voor planning en registratie aanwezig zijn waar je verplicht bent gebruik van te maken. Hou dat gescheiden van je persoonlijke doelen tenzij er een duidelijke overlap is.

• Registratie van je activiteiten, bv. in je journaal of gekoppeld aan je planning c.q. je projecten (werk of privé).

• Registratie van nieuwe gewoontes die je wilt aanleren. Er zijn apps voor maar als je toch bezig bent met een persoonlijk systeem dan kan je het ook integraal opnemen.

• Een pagina met een aantal punten voor ’s ochtends vroeg (direct na het wakker worden of tijdens het ontbijt) met bv. de rubrieken:
  – Hoe heb je geslapen en ben je goed uitgerust (mentaal en fysiek)?
  – Waar ben je dankbaar voor (het weer, je partner tot de uitdaging van die dag)?
  – Succes criteria: welke specifieke voortgang (top-prioriteiten) maakt vandaag een succes-dag voor je?
  – Welke nieuwe dingen schieten je nog te binnen die je later in de agenda of planning moet opnemen?

• Idem een pagina voor het einde van de dag:
  – was je inzet vandaag goed, heb je echt je best gedaan (los van een gedetailleerde registratie) en wat kan (morgen) beter
  – wat waren je hoogtepunten van vandaag
  – waar ben je dankbaar voor
  – braindump aan dingen die je morgen nog aan je planning of activiteiten toe wilt voegen.

In één blik

Het mooiste persoonlijke systeem is georganiseerd rond een “Persoonlijk Dashboard” dat je de status van al je activiteiten geeft.  Dat is er helaas nog niet (wel voor specifieke planning binnen bedrijven). Maar er wordt aan gewerkt… watch this space!

Een rudimentair Dashboard kan bv. de volgende componenten hebben:

1. De hoofddoelen voor de dag en week
2. Je doelen op de korte en middellange termijn die je steeds weer wilt zien om je te motiveren
3. Een checklist met je persoonlijke routine (wat je elke dag wil doen, afvinken tot het ingesleten is)
4. De status van je voornaamste projecten (plan en bereikt) en de aankomende deadlines; in een geautomatiseerd Dashboard is dit een resultante van de onderliggende systemen met detail gegevens (planning en werkelijkheid)
5. De korte termijn to-do items
6. Notities die je nog niet direct kan rubriceren
7. Inspirerende teksten (spreuk van de dag en week)
8. Wat is voor jou verder nog van belang is…

Je kunt dit eenvoudig opzetten in een tekst document (eventueel met tabellen voor sommige rubrieken) als een centraal punt waar veel zaken bij elkaar komen.

Zie ook Downloads.