Wees je bewust dat er maar 24 uur in een dag zitten en 365 dagen in een jaar en een beperkt aantal jaren in een mensenleven. Tijd & Energie zijn belangrijk als je wat wilt bereiken. Maak er het beste van, maar niet door gejaagd zo ‘productief’ mogelijk te zijn. Maak je keuzes, test wat voor jou het best werkt en geef je beste energie aan de belangrijkste zaken. Wees effectief, voordat je efficiënt probeert te zijn.
Zie ook Waarom Persoonlijk Groei (doelen stellen en behalen)
Verleden tijd: Te veel denken aan het verleden en steeds weer situaties herbeleven
kan je depressief maken.
Toekomstige tijd: Te veel zorgen maken over de toekomst
kan je angstig en gespannen maken.
Huidige tijd: Leef in het nu, waardeer en geniet van wat je hebt.
Werk aan het leggen van een gezonde basis voor de toekomst.
Sub-pagina’s:
Waarom tijd en energie als fundament?
Productivo’s willen je laten geloven dat je gelukkiger wordt van het beheersen van je tijd. Maar je kan de tijd niet beheersen, je kan alleen bepalen, welke zaken je aandacht en prioriteit geeft. Uiteindelijk gaat het erom, hoeveel energie je op een dag hebt en welke activiteiten het best passen bij de diverse energieniveaus door de dag. We zijn per slot van rekening geen robots die efficiënt maar door kunnen werken, zolang er energie in de accu zit. Ook regelmatige ontspanning of een omschakeling op andere zaken gedurende de dag is belangrijk.
Even belangrijk is dat je de juiste activiteiten doet om de doelen te bereiken. D.w.z. dat effectiviteit het altijd wint van efficiency! Als je bovendien de als effectiefst gekozen zaken efficiënt doet dan ben je helemaal spekkoper.
Als je consequent het principe van Pareto toepast, de 20/80% regel, dan maak je een goede kans om effectief bezig te zijn. Doorgaans kan je 80% van je doel realiseren in 20% van de totale tijd die voor de activiteit uitgetrokken hebt. Werk strategisch en scoor punten. Afronden zonder te veel perfectionistisch te zijn kan helpen.
Productief?
Dat wil niet zeggen dat er iets mis is met de productiviteitsmantra “Delegeer, Elimineer en Automatiseer”, maar pas dit principe altijd toe in de context van wat je wil bereiken. Elimineer die zaken die niets bijdragen aan je doeleinden, afgezien van noodzakelijke ontspanning. Wil je wat leren, vraag dan eerst om hulp in plaats van het te delegeren. Weet je eenmaal beter hoe iets werkt, dan kan je ook met meer begrip effectief delegeren. Automatiseer zaken met ondersteuning en trucjes en werk met gewoontes op de automatische piloot zodat je energie overhoudt voor het nemen van belangrijke beslissingen.
Experiment: Registreer je activiteiten van minuut tot minuut eens voor één of meerdere dagen, bv. telkens als je overschakelt naar een volgende taak, inclusief niet geplande activiteiten. De kans is groot dat je schrikt als je ziet, waar je de tijd ongemerkt aan kwijt bent zonder productief te zijn. Evalueer en pas je manier van werken aan.
Een planning maken van je dag is goed. Maar een te strakke planning werkt niet, omdat er altijd onvoorziene zaken zijn en dan plan je stress bijna vanzelf in. Plan ruimte in voor kleine klusjes tussen blokken werk en laat ruimte voor toevalligheden. Pas je planning aan als er onverwacht iets tussen komt.
Eisenhower (generaal en president) zei al “Planning is essentieel, plannen zijn waardeloos”. Het proces van planning maakt je bewust van alle aspecten, zodat je jezelf kan voorbereiden, maar een te strak plan beperkt je flexibiliteit.
Tijd is nooit je vriend en ligt altijd als vijand op de loer
Doelen stellen
… zonder doel kom je nooit waar je wil zijn!
Onzeker zijn over je doelen is geen schande, je hebt soms tijd nodig om uit te vinden, wat je wil en wat haalbaar is. Maar probeer wel een richting te vinden. Soms door na te denken of naar rolmodellen te kijken, soms door gewoon sommige dingen eens te proberen, om te zien of je er interesse in hebt.
Zonder specifieke en geformuleerde doelen ben je richtingloos. Het probleem is echter dat we meestal resultaten als doel zien en dat geeft teleurstelling als we het doel qua tijd of inhoud niet halen. Je kan dit ombuigen door een doel alleen als een richting te zien en in je dagelijkse planning je te richten op het proces waarmee je het doel wil bereiken.
Resultaat- of procesgericht?
Als het eindresultaat gekoppeld is aan een specifieke datum, dan is een geleidelijke opbouw naar de datum toe de beste oplossing. Zonder een deadline kan het helpen om jezelf een deadline te stellen en een schema om er naartoe te werken. Het schema geeft je de mogelijkheid om bij te sturen.
Jezelf een compliment geven voor de inzet die je toont, is ook een goed idee. Doordat je inspanning over een periode wordt geleverd, heb je meer kansen om af en toe wat te vieren in plaats van steeds weer de motivatie op te moeten brengen om het eindresultaat te halen. Als je voortgang maakt dan motiveert dat je vanzelf.
Dus:
- Je doelstelling om een halve marathon te lopen is alleen haalbaar door elke dag minimaal 1, 2 of 3 kilometer te trainen; langzaam opbouwen tot elke dag hardlopen een vast onderdeel van je lifestyle is.
- Is je doel om programma’s te leren coderen, maak er dan een gewoonte van om elke dag een vaste periode te studeren (video, boeken en handleidingen, en veel uitproberen). Je kan een paar weken een duur bootcamp volgen, maar stap-voor-stap kom je er ook.
- Maak niet je doel om ‘dit jaar’ een boek te schrijven, maar om elke dag twee bladzijden of duizend woorden te schrijven. Zet een structuur op om te beginnen en vul die geleidelijk in.
Stappen en rollen
Het uitvoeren van noodzakelijke taken kent twee stappen en twee rollen voor jezelf:
- Het kiezen voor een Actie en de Taken bepalen die er uit voortvloeien
Hierbij maak je afwegingen, welke taken noodzakelijk en belangrijk zijn en de context (bv. de relatie tot een project of levensdoel). Denk rustig na, je bent hierin de leidinggevende, je eigen Manager.
Maar let op dat je duidelijk bent! Beslissen om “iets” aan “X” te doen “vandaag” is veel te vaag en geeft problemen in stap 2. Geef duidelijk jouw beslissingen aan over Wat, Hoeveel, Hoe lang, en Wanneer. Voeg ook “Waarom” toe om de context en de basis van je motivatie aan te geven. - Het uitvoeren van de taken in jouw rol als ‘werker’
Jouw taak is DOEN. Geen smoesjes, niet steeds jezelf als manager in twijfel trekken. De beslissing heb je in die rol al genomen. Komen er nieuwe inhoudelijke (!) feiten aan het licht dan kan je even je pet als manager opzetten. Let op dat “ik heb hier even geen zin in” maar een gevoel is om onder de beslissing van jezelf als Manager uit te komen.
Planning maken en overzicht houden
Een projecten- en takenlijst bevat Wat je te doen hebt. Via een Agenda bepaal je Wanneer je specifieke zaken moet doen. Je kan proberen veel detail in je agenda te plannen, maar meestal blijf je dan schuiven wanneer de werkelijkheid je planning achterhaalt. Plan bij voorkeur alleen blokken waarin je taken uitvoert – vanaf je takenlijst – en data voor specifieke zaken, zoals afspraken, herinneringen en deadlines (start, einde). Neem zoveel mogelijk afleidingen weg om tijdens een blok met optimale focus te kunnen werken aan een specifieke taak.
Een Kanban systeem geeft je een visuele planning van taken met een bord vol post-it notities (fysiek of digitaal) die in status het proces doorlopen van de kolom IN-box via Bezig/NU naar Gereed (of net zoveel kolommen als jouw werkproces nodig heeft). Hiermee trek je (“pull”) nieuwe taken in de kolom NU en beperk je bewust het aantal zaken waar je mee bezig bent tot het maximum dat je aan kan (meestal rond de 3).
Zaken waarvoor input van anderen nodig is, kan je parkeren in de kolom Wachten, tot je er mee verder kan. Werk effectief en efficiënt zonder stress. Wil iemand onverwacht even wat werk op jouw stapeltje dumpen, wijs dan naar je Kanbanbord om de dumper zelf te laten uitzoeken of en waar er ruimte is. Dit is een perfecte manier om je manager te managen.
Zie Wikipedia over Kanban, KanbanTool.com, Trello.com
To-Dolijsten zijn kwaadaardig!
Lijsten met oneindige reeksen taken geven je de illusie dat je alles onder controle hebt, terwijl je in werkelijkheid steeds meer de controle verliest, doordat er steeds taken bovenop de stapel toegevoegd worden. Het zou mooi zijn als je met harde discipline steeds de meest effectieve, belangrijkste en urgentste taken afwerkt, maar zo werkt het meestal niet. Je wilt vaak scoren door snel een aantal makkelijke taken af te werken en dan is je energie al weer een stuk gedaald en kak je geleidelijk in. Weg wilskracht en mooie plannen voor een efficiënte dag.
Werk slimmer door die taken uit te voeren die prioriteit hebben, belangrijkheid voor jezelf en/of voor de mensen waar je mee samenwerkt (je collega’s, je baas en de mensen die aan je rapporteren). Efficiënt “druk” zijn verliest het altijd van Effectief de juiste selectie van prioriteiten maken.
Zie ook de Kanban hierboven die je een beeld geeft van je taken en de volgorde waarin je zaken aandacht moet schenken.
Being able to prioritize is more important than IQ in today’s world which is fast as f*ck!
Maak vandaag een plan voor morgen
Het beste moment om een planning te maken is aan het einde van je (werk)dag. Je weet wat er is blijven liggen en welke zaken je beter de volgende ochtend direct op kan pakken.
De volgende ochtend zit je hoofd vaak al te vol met zaken die je te binnen schieten om rustig een planning te maken. Met een planning die je de vorige dag al hebt gemaakt, kan je de dag goed beginnen zonder te veel stress.
Uitstel is afstel
Het is heel makkelijk om redenen te vinden om iets dat je niet graag doet uit te stellen. Dat is alleen maar menselijk. Maar – ongeacht je leeftijd – moet je toch een manier vinden, om je over je weerstand heen te zetten.
Meestal hanteer je valse argumenten om je gedrag te rechtvaardigen. En je weet dat doorgaans donders goed en het vreet aan je… tot het mis gaat. Wees je ervan bewust en pas je gedrag op tijd aan.
Zie verder Uitstel gedrag / Procrastinatie.
Optimaal functioneren
Het beste van je tijd en energie maken is een nobel streven. Daarvoor zijn allerlei technieken voorhanden. Maar niet elke aanpak werkt voor iedereen, daarvoor zijn we te verschillend. Experimenteer om uit te vinden welke aanpak het beste bij jou past.
Multitasking is een illusie
Door verschillende zaken tegelijkertijd of door elkaar uit te voeren, daalt de kwaliteit van het werk dat uit je handen komt. Bovendien is de totale hoeveelheid tijd voor de taken langer dan wanneer deze sequentieel met de juiste aandacht uitgevoerd zou zijn, omdat je voor het steeds weer overschakelen ook tijd en energie nodig hebt. Veel onderzoeken hebben aangetoond dat degenen die het hoogst opgaven over hun vermogen om te multitasken het hardst door de mand vallen. Echt, simultaan telefoneren en mailen of chatten heeft tot gevolg dat je niet helemaal bij het gesprek bent en ook het bericht niet de juiste aandacht geeft.
Een uitzondering is bv. wandelen en praten, maar let op met oversteken en openstaande putdeksels. Arrghhh!
Denken en iets anders doen?
Wat je hooguit kan doen is, om tijdens routinetaken (vooral fysieke klusjes) de tijd te nemen om na te denken, omdat je hersenen capaciteit over hebben.
Bv. tijdens het eten koken kan je even nadenken, wat je allemaal nog te doen hebt voor werk of privé. Maak in gedachten een kort plan, welke volgorde van handelen het beste is. Schrijf het daarna op om later de activiteiten van de dag evalueren. Maar je kan je werk in de keuken ook gebruiken om vooruit te denken, hoe je de avond prettig maar effectief kan benutten.
Snij je alleen niet in je vingers, werk rustig en met de juiste snijtechniek. Een scherp mes is veiliger, omdat je dan moeiteloos overal doorheen gaat en het mes zich meer voorspelbaar gedraagt dan een bot mes. Maar let wel op je techniek… en je vingers!).
Andere verantwoorde multitasking is denken tijdens huishoudelijk klusjes zoals stofzuigen, stof afnemen, vaat doen, was doen. Let wel op dat je de kleuren in de was niet door elkaar doet, want anders heb je maandenlang rode onderbroeken e.d.
Flow / Stroom
Uit de psychologie komt het begrip “Flow”. Dit is een gevoel van moeiteloos werken, als je vaardigheden en de zwaarte van de taak in goed evenwicht zijn. Je bent niet verveeld door routinetaken (hoewel die soms ook prettig kunnen zijn) en je komt niet in de stress, doordat er veel meer van je gevraagd wordt dan dat je aan kan.
Dit is de prettigste manier van werken. Tijdens Flow is je concentratie en je productiviteit optimaal en wil je eigenlijk niet stoppen, omdat je lekker bezig bent.
Hou een beetje druk op de ketel (uitdaging) of neem wat gas terug (bij stress of onzekerheid), waardoor je een goed evenwicht houdt en je productief bent.
Muziek, met name rustige instrumentale muziek, kan helpen om met de juiste concentratie in de flow te komen en te blijven. Ook sommige meditatiemuziek kan helpen, zolang deze niet bedoeld is voor rust voor het slapen gaan. Wil je liever je eigen muziek draaien, zet het volume dan heel laag, zodat je nog net de sfeer hebt maar niet de afleiding.
Maar Flow kan je meestal ook weer niet te lang volhouden. Combineer blokken geconcentreerd werken met telkens even ontspanning (minimaal elk uur) en klusjes die toch gedaan moeten worden. Gun jezelf af en toe wat afleiding en de kans om even te bewegen.
Inzet / Effort
Wat voor velen wel goed werkt, is een dagelijkse evaluatie van je Inzet. Vraag jezelf af of je “je (stinkende) best hebt gedaan” om je diverse doelen (voor de dag en langere termijn) te bereiken. Maak een lijst met onderwerpen, waarvoor je de inzet wilt bijhouden voor de dagen van de week (kolommen) en geef jezelf elke dag een cijfer. Je wordt hierdoor niet ineens perfect, maar het maakt je wel duidelijk op welke punten je het goed doet (motiverende voortgang) en op welke punten je qua Inzet (je best doen) tekort schiet. De achterblijvende punten gaan je op den duur zo irriteren dat je besluit er toch maar wat aan te doen.
Bouw de lijst langzaam op, begin met een lijst van 3 tot 5 punten waaraan je elke dag aandacht wil besteden. Bouw deze over een aantal weken steeds uit met 1 of 2 nieuwe onderwerpen. Je kan je inzet bijhouden met pen en papier of in een tekstdocument of een spreadsheet (totalen per dag en per onderwerp). Elke week pas je de lijst in de nieuwe opzet aan. Zie de voorbeeld-lijst.
Let op: Dit is niet hetzelfde als de lijst met gewoontes omdat de inzet specifieke activiteiten en doelen bevat. Gewoontes kunnen de doelen wel ondersteunen.
Inzet evalueren en belonen
Je kan dit overzicht een onderdeel van je dagafsluiting maken of van de planning voor de volgende dag. Om je op koers te houden, kan je een vriend of mentor vragen om de lijst dagelijks of wekelijks met je door te nemen. Samen besluit je dan wat de juiste beoordeling is voor elk doel.
Beloon jezelf voor je Inzet en niet alleen voor de bereikte doelen. Als je jezelf voorhoudt “Goede voortgang met X vandaag” dan is dat beter dan “X vandaag afgerond (na dagen of weken werk). Zorg ervoor dat je steeds wat te vieren hebt.
Zonder beloningen zijn inzet en gewoontes lege rituelen die uiteindelijk je motivatie (wat die ook is) uithollen.
Goede Gewoontes & Persoonlijk Systeem
Hoe kan je nu controle krijgen over dit soort zaken, zonder dat je een gedisciplineerde robot wordt? Het antwoord ligt in steuntjes voor je zelfdiscipline in de vorm van gewoontes. Voor de duidelijkheid… Goede Gewoontes! De mens ie een gewoontedier en dat is prettig, omdat we daarmee de willekeur van ad-hoc beschikbare wilskracht en de ongrijpbare motivatie deels kunnen uitschakelen.
In plaats van je af te vragen, of je ’s ochtends de wil op kan brengen om weer aan project X te werken, kan je een gewoonte kweken. Elke dag kies je om op een bepaald tijdstip dezelfde taak of taken te doen. En elke dag is vaak makkelijker dan om de dag of eens per week. Idem met allerlei herhalende activiteiten.
Vaste werktijden op een vaste locatie is de routine voor de meeste werkende mensen. Ook ‘anders actieven’ (niet meer werkzaam) hebben baat bij een vaste routine. Je vraagt je toch niet elke ochtend af, of je vandaag wel of niet wat werk zal gaan doen en hoe laat of hoe lang. Of dat je vandaag geld verdienen maar even uit gaat stellen tot morgen of liever nog overmorgen. Oh sorry… dat denk je wel? Wat doe je hier eigenlijk op deze site? Verdwaald? Ga maar weer lekker Facebooken…
Gewoontes aanleren
Om gewoontes te kweken is geen al te grote inspanning nodig. Je kan namelijk klein beginnen en langzaam opbouwen. Een tijd lang elke zondagavond je wekker 10 minuten of een kwartier eerder instellen (en eerder naar bed) geeft je ’s ochtends de tijd voor noodzakelijke klusjes. Het geeft je tijd om aan een droom (of persoonlijke ontwikkeling) te werken. Al begin je in die extra tijd maar met een paar bladzijden te lezen over een onderwerp dat je interesse heeft. Beginnen met een groot project kan al met 5 minuten of zelfs 1 minuut met een paar kleine voorbereidingen. En stapje voor stapje kweek je zo vaste gewoontes die je voor een groot deel op de automatische piloot een proces van voortgang in zuigen. Doordat het geen wilskracht meer vergt, heb je die over voor de taken die belangrijk voor je zijn.
De diverse gewoontes kan je ook aanpassen aan de hoeveelheid energie die je ter beschikking hebt. Voor de één betekent dat een stukje hardlopen ’s ochtends vroeg, voor de ander wat gymnastiekoefeningen door de dag en wandelingen. Bewegen – niet noodzakelijk ‘sport’ – kost energie, maar geeft je door betere doorbloeding weer de energie en de conditie, om je te kunnen concentreren. Als je een beetje fysiek moe bent, dan kan een korte rustperiode goed zijn. Maar na inspanning kun je ook wat denkwerk inplannen, waarbij je concentratie vaak hoger zal zijn, omdat je door je lagere fysieke energieniveau minder snel afgeleid bent. Dit laatste is ook het ‘geheim’ achter productieve softwareontwikkelaars die ’s avonds of ’s nachts werken – met name zonder afleidende energie. Deze mensen doen er wel goed aan om na een goede nachtrust hun werk grondig na te kijken op slordigheden (de negatieve kant ervan ).
Ontwikkel jouw eigen systeem
Die set aan goede gewoontes kan je inpassen in een routine die we het beste een “Persoonlijk Systeem” kunnen noemen. Dit bestaat – vooral in het begin – uit een registratie van je nieuwe gewoontes tijdens de aanleerfase. In de tijd kan dit uitgroeien naar een activiteitenplanning en een registratie van je inzet (en de beloningen die je daarmee verdient). Daarnaast gegevens over de activiteiten waar je mee bezig bent en alle zaken die voor jou relevant zijn. Het meeste van dit systeem leg je op papier of digitaal vast, maar niet als een ambtelijke registratieplicht. Het doel is om je hoofd leeg te maken van zaken die je moet onthouden en je voortgang zo objectief mogelijk te kunnen meten. Onderdelen van je persoonlijk systeem kan je ook delen met je partner, een lotgenoot, een goede vriend of een coach of mentor.
Je set aan gewoontes worden op den duur samen met je persoonlijke systeem een aantal rituelen en een dagindeling. Daarmee zorg je voor een productief ritme van concentratie en rust, routine werk en ‘diep’ (creatief) werk. Met beweging en stilte, voeding en denkwerk… werk aan een betere versie van jezelf.
Tukjes of meditatie
Even bijtanken, de boog kan niet altijd gespannen zijn!
Tien minuten of een kwartier de ogen dicht of rustig zitten, terwijl je naar muziek luistert, kan je energie weer opladen, desnoods met wat fruit voor gezonde energie.
Ook wandelen is een goede ontspanning. Frisse lucht en even je blik verder laten gaan dan een beeldscherm of een boek. Nadenken en wandelen gaan ook goed samen.
Voordelen
… van beheersing van je tijd en energie
- Maak een keuze voor wat je wil bereiken, stel prioriteiten en Doe Het Werk (Get Shit Done!) in een vast ritme door de dag
- Voortgang maken is verslavend. Een succesje kan je veel meer motiveren dan steeds weer verlangend kijken naar je einddoel.
- Het proces van stap-voor-stap werken naar je doel toe is wat je voldoening geeft. Het bereiken van het doel is de slagroom op de taart. Des te meer je doet, des te beter je wordt en des te meer plezier beleef je aan het streven naar je doelstellingen.
- Efficiënt werken is goed, maar niet alles zaligmakend. Een waslijst aan triviale taken afraffelen geeft geen voldoening. Effectief stappen ondernemen en voortgang maken naar een doel of een uitgestippelde richting geeft je wel voldoening.
- Sommige taken vergen veel energie, plan ze voor momenten op de dag dat je nog een volle tank hebt (eten en drinken geven je energie). Voor andere taken is de automatische piloot voldoende, doe je op momenten dat je energie en je concentratie niet optimaal zijn, zo benut je je tijd beter.
- Beloon jezelf voor bereikte voortgang en tussendoelen. Halverwege zijn is niet “nog zo’n stuk (mopper)” maar “hoera, nog maar de helft over! Yay!”.
Goede gewoontes
- Realistische plannen maken en flexibel uitvoeren
- Je afspraken nakomen
- Plezier hebben in wat je doet, omdat je weet waarom en waarvoor je het doet
Slechte gewoontes
- Je laten afleiden door triviale zaken, focus op wat belangrijk is
- Steeds weer naar Social Media kijken, terwijl er niets belangrijks gebeurt. Spelen er wel belangrijke zaken, controleer die dan eens per uur of vaker maar niet “omdat je er aan moest denken”, minder impulsief en minder reactief denken en handelen
Ondersteuning
Je Persoonlijk Systeem voor doelstellingen, acties, gewoontes en gegevens.
Referenties
- Toggl.com, record what you’re doing
- rescuetime.com, Find your ideal work‑life balance; tracks applications and websites visited
- Brain.fm, Music for the Brain, FOCUSRELAX MEDITATION NAP SLEEP
- Kanban (visual workflow): Trello.com, KanbanTool.com, SmartSheet.com
