Personal Kanban – Benson / DeMaria

Leestijd: 4 minuten

Subtitel: Mapping work / Navigating life (visuele planning)

Productiviteit blijft moeilijk en veel goede bedoelingen met ToDo-lijsten, agenda’s en prioriteiten falen. De Japanse KanBan methode is een visuele representatie van je taken die veel van de stress weg kan nemen.

De essentie van deze methode is tweeledig:

1. Maak je openstaande taken (korte termijn) visueel inzichtelijk voor jezelf en anderen die bij je werk betrokken zijn.
2. Beperk je Onderhanden werk. Als je met te veel verschillende taken door elkaar bezig bent dan neemt je productiviteit sterk af doordat je tijd nodig hebt voor het schakelen tussen de diverse taken. Multitasking is een illusie die de kwaliteit van het geleverde werk negatief beïnvloed.

Fröbelen

Het principe is eenvoudig. Neem een prikbord, whiteboard of een flink stuk karton. Maak een indeling in 3 kolommen met daarboven een aantal koppen: “Voorraad” (ToDo), “In behandeling” en “Gereed”. Prik of plak (post-it notes) al je taken in de eerste kolom op volgorde van belangrijkheid. Verplaats maximaal 3 taken van de linkerkolom naar de middelste kolom en concentreer je daar op. De taken die je hebt afgerond verhuis je naar de laatste kolom (regelmatig opschonen).

Op deze manier heb je in één oogopslag in beeld waar je mee bezig bent. En dat geeft rust in je hoofd en een gelegenheid om je optimaal te concentreren op het afhandelen van de belangrijkste taken.

Organisatie

Taken die op de langere termijn pas in beeld komen kan je in een aparte map bijhouden.
Terugkerende taken kan je met een speciale kleur of code (Dag, Week, Maand) markeren.
Natuurlijk kan je lekker creatief zijn met gekleurde notities en symbolen die je toevoegt om informatie verkort weer te geven.

Desgewenst kan je een Kanban voor een specifiek project of privé activiteiten maken. Als je daarvoor een open geklapte archief folder neemt dan is die dichtgeklapt een ‘portable’ Kanban.

Voeg waarde toe

Het idee achter de Kanban is dat de beweging van taken van links naar rechts je “waarde stroom” is. Door taken af te handelen voeg je waarde toe. Met een beperkt aantal taken onder handen krijg je de rust om je daarop te concentreren.

De ‘Personal’ Kanban is voor je privé activiteiten. Maar de Kanban is ook heel goed in te zetten voor je werk. Als er iemand bij je buro langskomt (bv. je manager) met een nieuwe taak, dan hoef je alleen maar naar het bord te wijzen. Als iemand over jouw tijd wil of kan beschikken dan moet die de prioriteit ook maar bepalen. Dus toevoegen in de linker kolom of iets van de middelste kolom naar links verplaatsen ruimte te maken. Wil men te veel taken in de middelste kolom plakken, dan weiger je dat omdat je daardoor de focus op de belangrijke zaken dreigt te verliezen.

Dit is de meest simpele voorstelling van een Persoonlijke Kanban. Meestal wordt de eerste kolom gesplitst in Voorraad middellange en korte termijn (bv. een week). De kolom In Behandeling kan je splitsen in Wachten (op anderen, input, goedkeuring, etc.) en Onderhanden Werk. Dit lijkt op de Getting Things Done (GTD) methode.
Daarnaast kan je in horizontale stroken onder elkaar een verdeling maken om bv. onderscheid te maken tussen diverse projecten. Dit worden de “swimlanes” genoemd naar de banen in een wedstrijd zwembad.

Groepen en digitale versies

In een kantoor of werkruimte kan je een centraal bord opstellen voor alle medewerkers betrokken bij een activiteit waardoor de communicatie makkelijk is. Prioriteiten en wie er aan welke activiteit werkt, is dan in één oogopslag inzichtelijk.
De bekende Scrum methode van project management werkt met deze aanpak.

Uiteraard zijn er ook digitale Kanban uitvoeringen. Bv. KanbanTool.com, KanbanFlow.com, etc. Deze kunnen ingezet worden in gevallen waar de betrokkenen niet regelmatig in dezelfde ruimte aanwezig kunnen zijn.
Heel bekend is Trello.com die ook opgebouwd is rond het Kanban principe met meerdere borden en vrij in delen kolommen. Op elke taak kunnen notities toegevoegd worden, teamleden kunnen toegewezen worden en binnen een taak kan je gebruik maken van controle lijsten van detail acties. Tevens zijn er allerlei ‘power upgrades’ om plug-in functionaliteit toe te voegen hoewel dit beperkt is in de gratis versie en uiteraard uitgebreid in de betaalde versie.

Bijstelling en evaluatie

Net als bij elke planning dien je deze regelmatig door te nemen en bij te stellen waar nodig. Dagelijks kijk je even de openstaande taken door om te controleren of de belangrijkste zaken in behandeling worden genomen.
Wekelijks controleer je (zelf, met je manager of met de projectgroep) of de prioriteiten nog kloppen en waar er bijstellingen nodig zijn. Idem voor een maandelijkse planning.

De taken in de Gereed kolom motiveren je om je “waarde stroom” te versnellen en je kan ze gebruiken om te evalueren of je de juiste prioriteiten hebt gesteld. De hoeveelheid tijd en notities over eventuele problemen kan je toevoegen als je de taak naar Gereed verplaatst. Zowel meevallers als tegenslagen kan je gebruiken om processen te optimaliseren.

Van Efficient naar Effectief

De Kanban is een mooie manier om Efficient te werken, de taken in volgorde van prioriteit op de juiste manier afhandelen zonder te veel te schakelen tussen taken. Het is daarnaast uiteraard van nog groter belang om Effectief te werken oftewel de juiste taken te doen. Zie ook Stepen Covery’s boek “The 7 habits of highly Effective people“.

Beoordeling van lezers op Goodreads.com.

Inkijken/Kopen op Amazon.com